Erstellung einer Mandanten spezifischen Verfahrenskonfiguration für DiPlanCockpit Pro

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Mit dem DiPlanCockpit Pro wird für Stage-Systeme die "Verfahrenskonfiguration Beispiel Bebauungsplan" mit dem Code 6100 ausgeliefert. Für die Erstellung eigener VK kann diese als Grundlage dienen, sodass keine VK von Grund auf neu geschrieben werden muss. Es empfiehlt sich auf dem Stage System die VK auszuarbeiten und zu testen, anschließend kann sie in ihrer finalen Version im Produktivsystem hochgeladen und verwendet werden.

Empfohlene Vorgehensweise

Es ist empfehlenswert, sich zunächst mit den bereits definierten Schritten aus der „Beispiel-Bebauungsplan“ auf der Stage-Umgebung auseinandersetzen, und dabei zu überlegen, inwiefern sich der eigene Prozess zur Bearbeitung eines Bebauungsplans (und natürlich weiterer Verfahrenstypen) im Cockpit gestalten lässt.

Diese zunächst fachliche Herangehensweise kann dabei helfen, den eigenen Work-Flow durchzustrukturieren und diesen in die Logik des Cockpits zu übertragen. Dabei kann man sich beispielsweise fragen: Welche Schritte üben wir innerhalb unserer Fachverfahrens momentan aus und wie lassen sich diese digital abbilden? Dieser Schritt vor der tatsächlichen Einarbeitung in die komplexe Materie der Verfahrenskonfiguration kann hilfreich sein, um vom IST ins SOLL zu kommen. Dabei macht es Sinn, die Begebenheiten des jetzigen Prozesses zu reflektieren.

Es ist zu beachten, dass die Verfahrenskonfiguration hierarchisch aufgebaut ist. Auf der obersten Ebene befinden sich die Verfahrensschritte (VS).

Darunter die Verfahrensteilschritte (VTS).

Darunter die Unterverfahrensteilschritte (UVTS).

Darunter Aufgaben.

Darunter konkrete ausführbare Aktionen, (Dokument hochladen, Aufgabe abhaken, Termin eintragen, Fachlichen Ordner erstellen usw.), die ActionItems (AI). Es existiert ein Set an AI, die genutzt werden können.

Man kann theoretisch beliebig viele VS, VTS und UVTS und Aufgaben anlegen. Beispielsweise nutzt Hamburg acht Verfahrensschritte, um ihr gesamtes B-Plan-Verfahren (Normales Verfahren) abzubilden. Diese sind dann wie oben beschrieben in weitere Einzelteile aufgesplittet (22 VTS, 55 UVTS, 211 Aufgaben, 664 ActionItems).

Am besten ist es, zunächst übergeordnete Schritte, in die sich das Verfahren unterteilen lässt (VS), zu finden und das gesamte Verfahren von dort aus in immer kleinere Einheiten herunterzubrechen. Eine alternative Vorgehensweise ist es, sämtliche Aufgaben vorab zu definieren und von dort zu schauen, welchen gröberen UVTS, VTS und VS diese zugeordnet werden können.

Die unterste Ebene der ActionItems lässt sich genau wie die VS, VTS und UVTS immer individuell zusammensetzen, sodass die Sachbearbeitenden genau wissen, wann was zu tun ist.

Zu überlegen ist, welche Termine während des Verfahrens wichtig sind und in die Zeitplanung aufgenommen werden sollten (zeitplanungsrelevante sowie (nicht) prognoserelevante Termine). Diese sind ebenfalls in der VK zu pflegen.

Zudem lassen sich im Vorfeld Standarddokumente definieren, die in Verfahren enthalten sein sollten. Diese lassen sich in der Verfahrenskonfiguration anhand des Unterlagentyps und mittels Vormerkungen genauer beschreiben (man kann sich überlegen: Gibt es bestimmte Dokumente, die innerhalb eines bestimmten Verfahrensschrittes der Sachbearbeitung zur Verfügung stehen sollten, damit dieses Dokument z.B. bei der Bürgerbeteiligung veröffentlicht werden kann?). Dies betrifft Dokumente, die hochgeladen oder generiert werden sollen. Zu generierende Dokumente basieren wiederum auf Mustervorlagen. Diese Vorlagen gilt es im Vorfeld anzulegen und ebenfalls in der VK zu pflegen und im Reiter „Mustervorlagen“ hochzuladen.

Ein weiterer sehr wichtiger Punkt ist der Aufbau und die Pflege von Codelisten. Der Aufbau der VK muss immer im Zusammenspiel mit Codelisten erfolgen. Codelisten legen fest, welche Verfahrensschritte es gibt, welche Unterlagentypen zur Auswahl stehen und vieles mehr. Stimmen die Einträge aus den Codelisten nicht mit den Einträgen aus der VK überein, lässt sich die VK nicht hochladen und kann nicht genutzt werden.

Für verschiedene Verfahrenstypen sind unterschiedliche VK einzurichten. Ein FNP wird anders aufgebaut sein als ein B-Plan. Oder es lassen sich für vereinfachte Verfahren Schritte einsparen, da diese nur im normalen Verfahren relevant sind. Es ist jedes Mal die Einrichtung einer neuen VK notwendig. Sinnvoll ist es von daher, schon bei der Konzeption des normalen Bebauungsplanverfahrens ein „vereinfachtes Verfahren“ mitzudenken und dann bestimmte Verfahrensschritte wegzulassen.

Um die eigenen Prozesse in das Schema der XML zu übertragen, kann ein Zwischenschritt über eine Excel-Tabelle, oder ein Prozessmodellierungstool (z.B. Adonis) erfolgen. Somit sind nicht mehrere tausend Zeilen XML-Code zu revisionieren. Innerhalb der Excel lässt sich von links nach rechts (links VS als höchste Ebene, rechts ActionItems als kleinste Ebene) die gesamte Struktur nachbauen. Dies bietet mehr Überblick und die Datei kann einfacher mit weiteren Personen geteilt werden (siehe Tabelle mit Dummy-Daten).

Für die Verwaltung der VK ist zu empfehlen, eine fortlaufende Nummerierung für die Codes zu verwenden. Technisch betrachtet können beliebige Codes für eine VK vergeben werden, solange sie jeweils nur einmal verwendet werden, sprich eindeutig sind. Für einen einfacheren Überblick bietet sich jedoch eine Verwendung von vierstelligen Zahlencodes an, wie bei der mitgelieferten VK mit dem Code 6100. Beispielsweise können für VK für Bebauungspläne Codes im Format 6xxx verwendet werden und für andere Planarten entsprechend ein anderer Zahlenbereich.

Arbeitsschritte

1. Schritt: Konzeption

• Sichten der VK und der Codelisten.
• Prozess für den Ablauf eines Bebauungsplanverfahrens grob skizzieren (Entweder von VS bis Aufgabe oder von Aufgaben bis VS).
• Fachliche Konzeption der VK und der dazugehörigen Einträge in Codelisten.
• Ein weiteres Medium (u.a. Excel), kann helfen den Prozess feingliedrig zu definieren.

Wichtig: Wenn keine Anpassung der änderbaren Codelisten anliegt, geht es mit dem 2. Schritt weiter. Wenn Codelisten angepasst werden sollen, erfolgt dies zuerst nach der Schritt-Anleitung für Codelisten. Erst danach steht der 2. Schritt dieser Anleitung an.

2. Schritt: Anpassen der Verfahrenskonfiguration

• Die mitgelieferte VK dient als Kopiervorlage, die 1..n-fach vervielfältigt und angepasst werden kann.
• Machen Sie sich mit dem Aufbau der VK im XML-Schema vertraut (Wiki-Eintrag) und übertragen Sie Ihren Verfahrensaufbau in die XML.

Hinweis: Es ist sinnvoll, für die Anpassung ein IDE Tool zu verwenden wie Visual Studio Code oder IntelliJ, um den Code im Hintergrund laufend validieren zu lassen. (IDE = Integrierte Entwicklungsumgebung). Die Prüfung der Formatierung lässt sich per „Shift + Alt + L“ anstoßen.

3. Schritt: Hochladen ins DiPlanCockpit

Das Hochladen der angepassten Verfahrenskonfiguration erfolgt im Admin-Bereich im Reiter Konfiguration, den Nutzer mit der Rolle M-A aufrufen können. Angepasste Codelisten sind zuerst hochzuladen. Außerdem sind Mustervorlagen passend zu den Codes aus der VK zu erstellen und hochzuladen.

Wichtig:

Alle Einträge, die auf änderbare Codelisten referenzieren, müssen sich dort auch wiederfinden. D.h. alle relevanten Werte werden in anpassbaren Codelisten additiv ergänzt; der Umfang an Einträgen nimmt zu.

Bei Änderungen an VK und Codelisten müssen zuerst die änderbaren Codelisten und erst dann die veränderte VK hochgeladen werden.

Mit dem Anlegen eines Verfahrens werden VK und anpassbare Codelisten persistiert, also mit dem Verfahren abgelegt und eingefroren. Spätere Änderungen an VK und Codelisten wirken sich nicht auf bestehende Verfahren, sondern nur auf neu angelegte Verfahren aus. Weitere praktische Tipps finden sich unter den FAQs, siehe FAQ für M-A im DiPlanCockpit Pro.

Beispiel einer Excel-Tabelle zur Erarbeitung der VK

Darstellung Normales Verfahren Bezirksplan FHH-Cockpit (VK-BEZIRSKPLAN)

Verfahrens-typ	Planart	Verfahrens-art	Verfahrens-schritt (VS)	Verfahrens-teilschritt (VTS)	Unterverfahrens-teilschritt (UVTS)	Aktiv	Aufgaben	Bezeichnung Action Item + Überschrift
Bebauungs-plan	Bebauungs-plan	Normales Verfahren	Einleitungs-phase	Zustimmung zur Einleitung	Grundlagen ermitteln	Ja	Termin abstimmen	ActionItemGenerateFile Sitzungsergebnis bearbeiten
							Fachliche Unterlage Bearbeiten	ActionItemCheckbox: Abgleich durchführen
							Gremienbeteiligung durchführen	ActionItemUploadFile: Dokument XY hochladen
								ActionItemGenerateFile: Dokument bearbeiten
								ActionItemAddDate: geplanter Termin abstimmen
								ActionItemCheckbox: Unterlagen veröffentlichen
							Ergebnis dokumentieren	ActionItemTextarea: Kommentar eintragen
								ActionItemTextarea: Abstimmungsprozess vermerken
								ActionItemUploadFile: Präsentation erstellen und hochladen
							Mittelplanung durchführen	ActionItemDropdown: Sitzungsergebnis eintragen
					Einleitung Gremium-befassung durchführen	Ja	Termin abstimmen	ActionItem xyz
							Fachliche Unterlage Bearbeiten	ActionItem xyz
								ActionItem xyz
								ActionItem xyz
							Interne Freigabe einholen	ActionItem xyz
								ActionItem xyz
								ActionItem xyz
							Ortsübliche Bekanntmachung durchführen	ActionItem xyz
								ActionItem xyz
								ActionItem xyz
								ActionItem xyz
								ActionItem xyz
							Ergebnis dokumentieren	ActionItem xyz
			Frühzeitige Behörden-beteiligung	Grob-abstimmung	Grobabstimmung und Scoping nachbereiten (bei gemeinsamer Durchführung)	Optional	Aufgabe a	ActionItem xyz
								ActionItem xyz
								ActionItem xyz
								ActionItem xyz
							Aufgabe b	ActionItem xyz
								ActionItem xyz
								ActionItem xyz
							Aufgabe c	ActionItem xyz
								ActionItem xyz
					Nachgespräch nachbereiten	Optional	Aufgabe e	ActionItem xyz
								ActionItem xyz
				Frühzeitige Beteiligung der TÖB	Weitere betroffene TÖB, Umland und anerkannte Naturschutz-verbände beteiligen	Ja	Aufgabe f	ActionItem xyz
								ActionItem xyz
							Aufgabe g	ActionItem xyz