Zeitplanung

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Die von Ihnen angelegten Termine werden in der Zeitplanung übersichtlich dargestellt.

• Die Zeitplanung Ihres Verfahrens wird auch auf der Übersichtsseite aller Verfahren angezeigt. Hier können Sie oben rechts die Ansicht festlegen, also die „Verfahrensschritte“ oder einen „Zeitstrahl“ auswählen. Sie haben so die Möglichkeit, die zeitlichen Abläufe verschiedener Verfahren zu vergleichen.

Übersicht der Zeitplanung

Entsprechend Ihrer Eingabe auf der Zeitplanungsseite und in den Aufgabenlisten wechselt in der Übersicht der jeweilige Status der Termine (geplant, berechnet, prognostiziert, stattgefunden).

• Erfolgreich durchgeführte Termine, die Sie in der Aufgabenliste dokumentieren, werden in der Zeitplanung als „stattgefunden“ dargestellt.
• Termine, die stattgefunden haben, werden Ihnen immer als solche angezeigt.
• Stattgefundene Termine können gleichwohl auch „ohne Zustimmung“ als Ergebnis der Abstimmung sein.
• Sie können auch nachfolgende Termine einsehen und administrieren.

Zeitplanung simulieren

Sie haben die Möglichkeit, in Ihrem Verfahren eine beispielhafte Zeitplanung anzulegen. Diese Zeitplanung ist zunächst eine modellhafte Rechnung, also vorerst nur eine mögliche und vorgeschlagene Abfolge Ihres Verfahrens, die zur Abstimmung mit allen Beteiligten dient. Die prognostizierten Teilschritte des Verfahrens können Sie anschließend beliebig editieren und ergänzen.

Die Zeitplanung können Sie wie folgt initialisieren:

• Wenn Sie noch keine Zeitplanung angelegt haben, erscheint die „Zeitplanung“ orange hinterlegt.
• Mit einem Klick auf „Zeitplanung“ öffnet sich ein Eingabebildschirm.
• Wählen Sie hier ein Datum der Grobabstimmung aus.
• Klicken Sie auf die Schaltfläche „Zeitplanung initialisieren.“
• Es wird ein modellhaft prognostizierter Verfahrensverlauf angezeigt, ausgehend von Ihrem festgelegten Datum der Grobabstimmung.
• Anhand der Status-Information ist ersichtlich, ob ein Termin von Ihnen „geplant“ oder von der Anwendung „berechnet“ wurde.

Teilschritte der Zeitplanung anpassen

Im oberen Bereich Ihres Planverfahrens werden die folgenden Termine nun in einer Zeitstrahl-Ansicht ausgegeben.

• Wenn Sie mit der Maus über einen Termin im Zeitstrahl fahren, wird Ihnen angezeigt, wann ein Termin prognostiziert ist.  

Wenn Sie nach unten scrollen, haben Sie die Möglichkeit, die voreingestellte Prognose der Teilschritte entsprechend Ihrer Planung anzupassen.

• Geben Sie hier die ersten Termine und deren Dauer an – beginnend mit der prognostizierten Festlegung der Einleitungsphase.

In der modellhaften Prognose wird angenommen, dass ausgehend von einem Teilschritt zu einem bestimmten Zeitpunkt der nächste Teilschritt folgt. Wenn die frühzeitige Beteiligung später stattfinden soll, als es in der Prognose angegeben ist, können Sie diese Angabe anpassen.

• Klicken Sie auf das Datum-Symbol.
• Es öffnet sich die Kalender-Auswahl.
• Wählen Sie das gewünschte Datum aus.
• Alternativ können Sie eine Zeitspanne festlegen.
• Mit dem ersten Klick legen Sie den Startpunkt und mit dem zweiten Klick den Endpunkt der gewünschten Zeitspanne fest.
• Der ausgewählte Termin beziehungsweise die ausgewählte Dauer ist im Kalender nun grau hinterlegt.

Sie werden nun gefragt, ob Sie bereits geplante Teilschritte, die auf diesen Teilschritt folgen, neu berechnen lassen wollen.

• Wenn Sie auf „Ja“ klicken, werden ausgehend von diesem Termin die nachfolgenden Teilschritte neu berechnet und angezeigt.
• Wenn Sie auf „Nein“ klicken, bleiben die anderen Teilschritte von Ihrer Aktualisierung unberührt.

Wenn Sie also einen Teilschritt ändern und hierauf basierend „bereits geplante Termine ebenfalls neu berechnen“, verschieben sich die auch die folgenden Teilschritte. Die neue Berechnung berücksichtigt dabei die Wochenenden und Feiertage. Hier werden keine Termine vorgeschlagen.

Neuen Termin hinzufügen

Über das „+“ Symbol (rechts) können Sie in der Zeitplan-Ansicht einen eigenen Termin hinzuzufügen.

• Benennen Sie den von Ihnen hinzugefügten Termin.
• Tragen Sie einen Termin ein.
• Klicken Sie auf „Speichern“.
• Der angelegte Termin ist Ihrem Zeitplan hinzugefügt.
• Der Termin erscheint in der Aufgabenliste unter dem jeweiligen Verfahrensteilschritt.
• Für den neuen Termin wurde auch ein neuer Unterverfahrensteilschritt generiert.

Auf der Zeitplanungs-Seite werden Ihre angelegten Termine nun im Zeitstrahl angezeigt.

• Blaue Punkte zeigen von Ihnen geplante Termine an.
• Graue Punkte zeigen modellhaft prognostizierte Termine an.
• Grüne Punkte zeigen bereits stattgefundene Termine an.

Alternative Zeitplanung erstellen

Sie haben die Möglichkeit, beliebig viele Verfahrenssimulationen anzulegen. Für ein konkretes Verfahren, dessen Teilschritte anfänglich noch nicht in Gänze terminiert werden können, empfiehlt es sich, mehrere Verfahrensentwürfe anzulegen. Diese können Sie mit alternativen Zeitplanungen versehen. Bevor das eigentliche Verfahren startet, können Sie so den Beteiligten bereits visualisierte Verfahrensabläufe zur Abstimmung vorlegen.

• Wenn Sie mehrere simulierte Verfahren (als Optionen) anlegen: Benennen Sie diese zur Übersicht mit „X – Option 1“ und „X – Option 2“.
• Klicken Sie anschließend in die Verfahrensübersicht, damit die simulierten Verfahren angezeigt werden.
• Wechseln Sie oben rechts die Ansicht von „Verfahrensschritte“ zu „Zeitstrahl“, um die simulierten Verfahrensabläufe zu vergleichen.
• Jedes der simulierten Verfahren kann beliebig editiert und mit weiteren Terminen spezifiziert werden.
• Wenn Sie sich für eine Option entschieden haben, können Sie die simulierten Verfahren wahlweise starten oder löschen.