Export als csv-Datei

csv-Datei aus der Anwendung herunterladen

Sie können die Daten aller in einer Sammlung enthaltenen Flächen in der Sammlungsübersicht als csv-Datei herunterladen. In der csv-Datei sind alle Datenfelder enthalten.

Der Download der csv-Datei startet automatisch. Sie wird in dem von Ihnen definierten Download-Ordner abgelegt.

Je nach Anzahl der Flächen in der Sammlung kann der Export einige Zeit in Anspruch nehmen.

Die csv-Datei können Sie in eine Excel-Datei importieren und nach Ihren Wünschen formatieren.

Über das Menü im Kopfbereich einer Sammlung kann der Download einer csv-Datei ausgelöst werden.

Bestehende Vorlage verwenden

In der Testphase stellen wir Ihnen eine bereits formatierte Excel-Datei zur Verfügung, die zentrale Daten für die Verfügbarkeitsübersichten in den Wohnungsbauprogrammen beinhaltet. Zusätzlich zu der formatierten Excel-Datei erhalten Sie eine csv-Datei mit dem Namen "potenziale_daten".

Wenn Sie die Daten, die Sie heruntergeladen haben, automatisch in die bereits vorbereitete Excel-Datei einfließen lassen möchten, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Prüfen Sie, ob ausreichend Zeilen zur Verfügung stehen. Wenn nicht, fügen Sie weitere Zeilen in die Excel-Tabelle ein, bis sie ausreichend Platz für die Flächen bietet (z. B. mit der Tastenkombination "Strg" + "+" oder über "Einfügen > Blattzeilen einfügen").
2. Löschen Sie die ursprüngliche Datei "potenziale_daten".
3. Schieben die heruntergeladene csv-Datei in denselben Ordner und benennen diese um in "potenziale_daten".
4. Die neuen Daten sollten nun in der vorbereiteten Vorlage auftauchen. Eventuell müssen Sie die Datenquelle noch einmal aktualisieren (Daten > Alle aktualisieren).

Die Daten sind nun in Ihrer Vorlage aktualisiert. Sie können die Tabelle nun beliebig formatieren. Wenn Sie weitere Spalten hinzufügen möchten, müssen Sie eine neue Excel-Vorlage erstellen bzw. den csv-Importdialog anpassen. Wie genau das funktioniert, lernen Sie im nächsten Abschnitt.

csv-Datei erstmalig in eine neue Excel-Vorlage importieren

Wenn Sie die csv-Datei erstmalig in Ihre Excel-Vorlage importieren, müssen Sie einige Einstellungen vornehmen. Dies ist nur einmalig erforderlich, anschließend tauschen Sie die Datenquellen basierend auf den bisherigen Einstellungen aus.

Achten Sie darauf, dass alle Datenfelder, die für Ihre Tabelle relevant sind, auch in der "Exportansicht" der Anwendung erscheinen und passend formatiert sind. Dann laden Sie die csv-Datei herunter. Im Idealfall benennen Sie die Excel-Datei einheitlich - z. B. "potenziale_daten". Mit einem Standardnamen können Sie den Import auf die immer identische Art und Weise vornehmen.

Die Datei importieren Sie über folgenden Excel-Dialog: Daten / Daten abrufen / Aus Datei / Aus Text/CSV

Über dieses Menü kann die csv-Datei in Excel importiert werden.

In dem Menü, dass sich anschließend öffnet, wählen Sie die heruntergeladene csv-Datei aus. Anschließend öffnet sich ein Importdialog.

Dort definieren Sie als Trennzeichen "Komma" (1) und klicken anschließend auf "Daten transformieren".

Der Importdialog einer csv-Datei.

Nun öffnet sich der Power-Query-Editor. Hier nehmen Sie zuerst Basiseinstellungen vor.

Wählen Sie dafür den Menüpunkt "Datenquelleneinstellungen".

Im Kopfbereich finden Sie die Auswahl "Datenquelleneinstellungen".

In dem sich öffnenden Fenster klicken Sie auf "Quelle ändern".

Datenquelleneinstellungen mit der Option "Quelle ändern"

Anschließend wählen Sie unter "Zeilenumbrüche" die Option "Zeilenumbrüche in Anführungszeichen ignorieren" und bestätigen die Anpassung mit "OK". Im vorigen Dialog klicken Sie "Schließen". Nun ist die csv-Datei optimal für die Darstellung in Excel eingestellt. Sollte die Anzeige nicht korrekt aussehen, klicken Sie auf "Vorschau aktualisieren", den zweiten Button links oben.

Quelle ändern mit der Option "Zeilenumbrüche anpassen"

Die csv erscheint nun korrekt formatiert in dem Power-Query-Editor. Nun können Sie mit der Bearbeitung des Datenimports fortfahren.

Datenimport bearbeiten

Sie haben verschiedene Möglichkeiten, um die Daten initial korrekt für Ihren Einsatzweck zu formatieren. Diesen Schritt müssen Sie nur einmalig ausführen. Anschließend können Sie Ihre Datenquelle einfach austauschen. Dafür können Sie die Anleitung im Abschnitt "Bestehende Vorlage verwenden" einsetzen.

Unnötige Spalten entfernen

Im Idealfall haben Sie sich vorher Gedanken gemacht, welche Informationen für Ihre Tabellen relevant sind und haben die Daten in einer Liste zusammengestellt.

Dann gehen Sie nacheinander die Spalten in der csv-Datei durch und entfernen alle, die Sie nicht benötigen. Das erhöht die Übersichtlichkeit der Datei für die weiteren Schritte.

Dafür markieren Sie die Spalte, die Sie entfernen möchten, und klicken auf "Spalten entfernen".

Entfernen Sie alle Spalten, die Sie nicht benötigen.

Headerzeile definieren

Im nächsten Schritt definieren Sie die Headerzeile. Wählen Sie dafür die Option

Wählen Sie die Option "Erste Zeilen als Überschriften verwenden, um die Überschriften passend zu definieren.

Datentypen prüfen und einstellen

Prüfen Sie bei den verbliebenen Spalten, ob die Datentypen korrekt eingestellt sind (z. B. Text, Zahl). Dies ist beispielsweise relevant, wenn Sie Summen berechnen möchten - für diese Funktionalität müssen die Spalten als Zahl formatiert sein.

Ist eine Spalte nicht korrekt formatiert, passen Sie dies unter "Datentyp" an. Ein "Error" weist darauf hin, dass ein Datentyp nicht korrekt formatiert ist.

Passen Sie den Datentyp an das passende Format an.

Reihenfolge anpassen

Am einfachsten ist es bei der Definition des Imports, wenn die Spalten bereits die gewünschte Reihenfolge haben. Sie können Sie einfach per Drag & Drop verschieben.

Sortierung einstellen

Wenn Sie die Tabelle z. B. nach WBP-Nummer oder nach Stadtteil sortieren möchten, stellen Sie auch diese Sortierung im Power-Query-Editor ein. Sortieren Sie die Daten so, wie Sie in der Excel angeordnet sein sollen.

Dafür klicken Sie in der entsprechenden Spalte in das Icon rechts oben und wählen die Sortierung. Die Daten werden in genau dieser Reihenfolge in Ihre Excel-Datei übertragen.

Sortieren Sie hier bereits die Daten so, wie Sie in der Excel angeordnet sein sollen.

Bearbeitungshistorie einsetzen

Auf der rechten Seite im Power-Query-Editor sehen Sie eine Abfolge aller Import-Einstellungen, die bisher an der csv-Datei vorgenommen wurden. Hier können Sie auch einzelne Schritte löschen oder zu einem vorherigen Schritt zurückspringen (z. B. zurück auf die Quelle und damit die Originaldaten ohne Anpassungen).

Die Abfrageeinstellungen mit den bisher durchgeführten Anpassungen im Power-Query-Editor.

Bearbeitung speichern

Wenn Sie die Bearbeitung abgeschlossen haben, klicken Sie links oben auf "Schließen & laden". In dem Tab "potenziale_daten" oder dem neu angelegten Tab mit dem Namen der csv-Datei befinden sich nun Ihre formatierten csv-Daten. Im nächsten Schritt müssen Sie nur noch die Verweise auf die Daten in Ihrer gestalteten Tabelle einrichten.

csv-Datei schließen und laden

Rückkehr zum Bearbeitungsdialog

Wenn Sie den Bearbeitungsdialog verlassen haben und noch einmal zurückkehren möchten, klicken Sie auf "Daten / Abfragen und Verbindungen". An Ihrem rechten Bildschirmrand taucht die verknüpfte csv-Datei auf. Mit einem Doppelklick öffnen Sie wieder den Bearbeitungsmodus (Power-Query-Editor).

Daten in selbst gestalteter Tabelle verwenden

Wie bisher können Sie Ihre Übersichtstabelle für Ihre Publikation in Excel gestalten. Im folgenden erfahren Sie, wie Sie die Daten aus der importierten csv-Datei einfach in Ihre Excel-Tabelle integrieren können. Sie müssen diesen Import-Automatismus nur einmal anlegen - dann können Sie im Hintergrund die csv-Datei austauschen und die Excel-Tabelle aktualisiert sich automatisch.

Ein Beispiel für eine gestaltete Excel-Tabelle

Legen Sie Ihre Excel-Tabelle wie gewohnt an. Achten Sie darauf, dass Sie ausreichend Zeilen für die in Ihrer Publikation enthaltenen Flächen vorsehen.

Nun legen Sie Datenverweise in Ihrer gestalteten Excel-Tabelle an, um die Daten aus Ihrer csv-Datei automatisch zu übernehmen. Gehen Sie dabei folgendermaßen vor:

1. Suchen Sie die für Sie relevante Spalte auf dem Tabellenblatt "daten". Beispielsweise "availabilityAggregate.baupotenzialAktuellesJahr" - in dieser Spalte befinden sich alle Verfügbarkeiten für das aktuelle Jahr. Gucken Sie, welche Spalte diese Information erhält (hier: F).
2. Wechseln Sie auf Ihre Tabelle und geben Sie in die erste Zeile der Zielspalte folgende Formel an: "=potenziale_daten!F2"
3. Wenn Sie Enter drücken sollte die Formel sich automatisch in die darunterliegenden Zeilen fortsetzen. Sollte das nicht geklappt haben, markieren Sie die Zelle, klicken die untere rechte Ecke an. Es sollte sich ein Kreuzsymbol zeigen. Dann ziehen Sie die Zelle nach unten, bis Sie alle Zeilen ausgewählt haben.
4. Die Daten aus dem Tabellenblatt csv werden nun in Ihre Tabelle übertragen.

Wenn Sie die csv-Datei austauschen möchten, können Sie die Anleitung im oberen Abschnitt verwenden "Bestehende Vorlage verwenden".

Sie haben nun die Möglichkeit, die Zeilen so zu gestalten, wie Sie es standardmäßig machen - färben Sie zum Beispiel die Stadtteile unterschiedlich ein oder heben Sie neue Flächen hervor.

Fehlerquellen, Tipps & Tricks

• Achten Sie darauf, dass die Datentypen korrekt formatiert sind, um eine korrekte Ausgabe zu gewährleisten.
• Bereiten Sie sich am besten gut vor und überlegen, welche Daten Sie in welcher Reihenfolge benötigen. Dann gehen die Einstellungen schnell von der Hand.