Institutions-Beteiligung durchführen

Institutions-Beteiligung: Einzelne Schritte

Bevor die Beteiligung startet, sollten die für die Beteiligten sichtbaren Verfahrensbereiche, „Aktuelles“, „Planungsdokumente“, „Planzeichnung“ auf ihre korrekte Darstellung überprüft werden.

Wenn ein Verfahren aus der Verfahrensliste geöffnet wurde, ist immer oben rechts der Button „Öffentlichkeit/Institution-Ansicht" sichtbar, der direkt zur Institutions-Ansicht des Verfahrens führt.

Beteiligung starten

Ausgangsposition: Verwalten / Verfahrens-Menü / Grundeinstellungen

Im Menü Grundeinstellungen werden die Zugriffsrechte über die Institutions-Verfahrensschritte gesteuert:

• Einstellen der gewünschten Beteiligungsphase
• Nach Klick auf den Speichern-Button werden die Änderungen gespeichert.

Achtung: Bei Fristende muss das Verfahren in die Auswertung oder Konfiguration gestellt werden, damit keine Stellungnahmen mehr abgegeben werden können.

Institutionen einladen und Einladungstext erstellen

Ausgangsposition: Verwalten / Verfahrens-Menü / Institutionen verwalten

Um die Organisationen über die Beteiligung zu informieren, werden sie per E-Mail eingeladen. Die E-Mail könnte das derzeitige Anschreiben ersetzen.

Markieren Sie die einzuladenden Institutionen per Häkchen oder alle mit „alle markieren“.

Erstellung der Einladungsemail:

• Einfügen des (ggf. aus einer Vorlage kopierten) Textes im Textfeld
• Alternativ: Einfügen eines vorgefertigten Textbausteins über das Puzzel-Symbol
• Der Text kann über die im Editor vorhandenen Funktionen formatiert werden.
• Speichern der Angaben

Achtung: sofern noch keine Institutionen markiert wurden, gibt es einen Warnhinweis im blauen Kasten und der Button „E-Mail versenden“ unterhalb des Textfeldes ist ausgegraut und nicht verwendbar.

Hinweise:

• Fachplanende erhalten automatisch den Einladungstext als Kopie per Mail.
• Unter „weitere Empfänger*innen“ können Sie beliebig viele weitere Empfänger:innen hinzufügen und alle Adressen werden gespeichert, wenn auf „Entwurf speichern“ geklickt wird.
• Werden nach dem Versand der Einladungsmail nachträglich Institutionen eingetragen, kann ihnen eine gesonderte E-Mail zugeschickt werden. Hierzu markieren Sie die Institution über den Auswahlkasten vor dem Namen und klicken auf „Einladung senden“.
• Es wird eine Sicherheitsfrage generiert – klicken Sie auf „ja“ um die E-Mail zu versenden.
• Die E-Mail-Adresse des Verfahrensträgers, die in den Grundeinstellungen zum Verfahren festgelegt wird, erscheint automatisch im E-Mail-Text unter der Adresse und auch in der Einladungs-Mail als ANTWORT AN-E-Mailadresse.

Institutions-Liste dokumentieren

Ausgangsposition: Verwalten / Verfahrens-Menü / Institutionen verwalten

Über der Liste der im Verfahren zugewiesenen Institutionen besteht die Möglichkeit, die Liste als PDF zu exportieren. Die Institutions-Liste wird auch im Gesamtverfahrensexport hinterlegt.

Institutions-Beteiligung beenden

Ausgangsposition: Verwalten / Verfahren-Menü / Grundeinstellungen

Um die Institutionen-Beteiligung zu beenden, wechseln Sie im Menü „Grundeinstellungen“ bei Verfahrensschritt Institution die Phase (z.B. auf „Auswertung“) und speichern die geänderten Angaben.