Aufgaben in Vorhaben und Anträgen

Im Funktionsbereich „Aufgaben“ dokumentieren Sie den Fortschritt Ihrer Arbeitsschritte innerhalb einer vorgegebenen Schrittfolge. Sie können neue Aufgaben anlegen und den aktuellen Bearbeitungsstand Ihres Vorhabens oder Antrags jederzeit nachvollziehen.

Hinweis: Die Nutzung des Funktionsbereichs Aufgaben ist optional. Sie dient der Übersicht und Planung, ist jedoch nicht zwingend erforderlich und hat keine Auswirkung auf die Antragstellung.

Klicken Sie auf den Reiter „Aufgaben“, um den Bereich zu öffnen. Sie befinden sich dann im ersten Schritt des ausgewählten Vorhabens oder Antrags. Alternativ können Sie im oberen Schritte-Strahl einen bestimmten Teilschritt auswählen, um direkt zu den zugehörigen Aufgaben zu gelangen.

Wenn Sie den Bereich „Aufgaben“ eines Teilschritts öffnen, sehen Sie zwei Spalten:

Linke Spalte – Übersicht Teilschritt

• Anzeige des Namens und der Nummer des Teilschritts
• Übersicht der geplanten bzw. durchgeführten Termine
• Möglichkeit, weitere Durchgänge hinzuzufügen oder zu löschen
• Auflistung der vorhandenen Unterteilschritte
• Anzeige der jeweils aktiven Unterteilschritte
• Optionale Teilschritte können über das „+“-Symbol hinzugefügt und über das Mülltonnen-Symbol wieder entfernt werden

Rechte Spalte – Aufgabenliste

• Hier sehen Sie alle Aufgaben zum aktiven Unterteilschritt
• Klicken Sie den Namen eines Aufgabenbereichs, um die zugehörigen Unteraufgaben anzuzeigen
• Ein weiterer Klick blendet die Unteraufgaben wieder aus

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Aufgaben als erledigt markieren

Bei standardisierten Teilschritten sind bereits modellhafte Termine und Aufgaben hinterlegt.

Sie können frei entscheiden, welche dieser Aufgaben für Ihr Vorhaben oder Ihren Antrag relevant sind.

Nicht alle Unteraufgaben müssen abgeschlossen werden – sie dienen als Orientierung und Arbeitshilfe.

• Klicken Sie auf das Häkchen links neben der Aufgabe, um sie als erledigt zu markieren.
• Erledigte Aufgaben werden mit einem grünen Häkchen angezeigt.
• Ein erneuter Klick entfernt die Markierung wieder.

Bearbeitungsstatus in der Übersicht

Der Fortschritt wird auch in der linken Spalte (Unterteilschritte) angezeigt:

• Hellgrauer Punkt: Alle Aufgaben sind noch offen
• Dunkelgrauer Punkt: Einige Aufgaben sind bereits erledigt
• Grüner Punkt: Alle Aufgaben sind abgeschlossen

Je detaillierter Sie Ihre Aufgaben dokumentieren, desto hilfreicher ist die Übersicht auch für Kolleginnen und Kollegen.

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Aufgaben hinzufügen

Für jeden Teilschritt wird eine modellhafte Aufgabenstruktur vorgeschlagen.

Sie können jedoch jederzeit eigene Aufgaben und Unteraufgaben ergänzen.

1. Wählen Sie in der linken Spalte den gewünschten Unterteilschritt.
2. In der rechten Spalte erscheint die Aufgabenliste.
3. Klicken Sie oben rechts auf „Aufgabe hinzufügen“, um eine neue Aufgabe zu erstellen.
4. Alternativ können Sie innerhalb einer bestehenden Aufgabe eine Unteraufgabe ergänzen.

Die Aufgabenliste folgt einem Baukastenprinzip. Je nach Teilschritt stehen unterschiedliche Aufgaben- und Unteraufgabentypen zur Auswahl – abhängig davon, welche Schritte typischerweise an dieser Stelle durchgeführt werden.

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Aufgaben bearbeiten

Wenn Sie einen Teilschritt auswählen, können Sie in der rechten Spalte die dort hinterlegten Aufgaben dokumentieren.

Die Reihenfolge der Bearbeitung ist frei wählbar.

• Sie können Termine verschieben oder löschen.
• Sie können Abstimmungsprozesse vermerken.
• Sie können organisatorische Voraussetzungen erfassen.
• Sie können fachliche Unterlagen erzeugen und hochladen.

Alle Eingaben werden automatisch gespeichert.

Wenn Sie auf das Häkchen links vom Aufgabennamen klicken, wird die Aufgabe als erledigt markiert.

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Neuen Durchgang hinzufügen

Es kann vorkommen, dass ein Teilschritt Ihres Vorhabens oder Antrags erneut durchlaufen werden muss –

zum Beispiel, wenn ein Ergebnis nicht bestätigt wurde oder Unterlagen ergänzt werden müssen.

In diesem Fall können Sie einen neuen Durchgang hinzufügen.

Beim Hinzufügen eines neuen Durchgangs wird der vorherige als abgeschlossen markiert.

• Der erste Durchgang kann anschließend nicht mehr bearbeitet oder im Status geändert werden.
• Sie können den abgeschlossenen Durchgang weiterhin einsehen, aber nicht ändern.
• Der neue Durchgang enthält wieder die standardisierten Aufgaben und Abläufe.
• Alle Angaben, Termine und Dokumente müssen neu erstellt oder ergänzt werden.
• Das Datum des neuen Durchgangs wird automatisch neu prognostiziert.

So fügen Sie einen neuen Durchgang hinzu:

1. Öffnen Sie den betreffenden Teilschritt.
2. Klicken Sie unter den Terminangaben auf „Durchgang hinzufügen“.
3. Bestätigen Sie die Abfrage mit „Bestätigen“ oder brechen Sie den Vorgang ab.
4. Nach kurzer Ladezeit wird der neue Durchgang erstellt und kann bearbeitet werden.

Hinweis: Manuell ergänzte Aufgaben oder Unteraufgaben aus vorherigen Durchgängen müssen bei Bedarf erneut manuell hinzugefügt werden.