Reporting: Auswertungen im DiPlan Cockpit

> Zurück zur Hauptseite DiPlan Cockpit Basis für Mandanten-Administratoren (M-A)

> Zurück zur Hauptseite DiPlanCockpit Pro für Mandanten-Administratoren (M-A)

⚠️ Bitte beachten: Die Reporting-Funktionalität wird nach und nach Mandanten spezifisch freigeschaltet. Informationen zur Funktionsweise finden Sie hier vorab.

Einleitung

Die Auswertungskomponente für das DiPlan Cockpit ermöglicht das Abrufen, Filtern und Downloaden von Reports und Auswertungen aus Planungs- und Genehmigungsverfahren. Die Auswertungsdiagramme zu individuellen Fragestellungen werden in dem externen BI-Tool Superset von berechtigten Personen auf Basis grundlegender SQL- und Datenmodell-Kenntnisse erstellt, verwaltet, auf Dashboards zusammengestellt und schließlich für die Darstellung im DiPlan Cockpit freigegeben.

Aufruf der Auswertungen

Die Auswertungen sind in dem gleichnamigen Reiter im DiPlan Cockpit zu finden.

In der linken Bildschirmhälfte sind die Namen der jeweiligen zur Verfügung stehenden Dashboards zu finden. Ein Dashboard ist eine Zusammenstellung von einem oder mehreren Auswertungsdiagrammen auf einer Seite. Standardmäßig wird das Dashboard "Verfahrensstand aller Verfahren" für jeden Mandant initial mit ausgerollt. Alle weiteren Dashboards können je nach Bedarf individuell durch berechtigte Personen je Mandant erstellt werden. Mehr dazu findet sich im Kapitel Auswertungen erstellen, veröffentlichen und freigeben.

Gut zu wissen:

• Datengrundlage: Grundsätzlich fließen gelöschte Verfahren nicht in die Auswertungen ein.
• Aktualität der Daten: Die Daten werden jede Nacht einmal mit der DiPlan Cockpit Datenbank synchronisiert.
• Darstellung: Das Reporting wird mit dem Tool Superset umgesetzt, welches in das DiPlan Cockpit eingebunden wird. Für eine optimale Darstellung nutzen Sie bitte den Browser Microsoft Edge.

Filtern der Dashboards bzw. Auswertungen

Je nach Art der dargestellten Auswertungen können Sie weitere Aktionen in den einzelnen Diagrammen vornehmen. Oftmals sind zum Beispiel verschiedene Filterungsmöglichkeiten hinterlegt. Zum Öffnen der Filter gehen Sie bitte folgendermaßen vor:

• Aufklappen der Filter durch Klick auf den kleinen blauen Pfeil links neben den Diagrammen. Alternativ können die Filter auch am oberen Rand des Dashboards eingebunden sein.
• Auswählen der gewünschten Filter.
• Klick auf "Filter anwenden".
• Bei Klick auf "Alles löschen" werden sämtliche gesetzte Filter wieder zurückgesetzt.

Download der Auswertungen

Neben jeder Auswertungsgrafik (jedem Diagramm) finden sich drei Punkte, welche bei Klick ein Drop-Down Menü öffnen. Durch Mouseover auf "Herunterladen" öffnet sich das Menü zum Download des Diagramms in verschiedenen auswählbaren Formaten. Hier sind folgende Punkte zu beachten:

• Der Download entspricht immer der Filterung: Wird eine Grafik durch eine Filterung angepasst und dann ein Download gestartet, so entsprechen die heruntergeladenen Daten immer genau der Filterung, das heißt es sind nicht alle Daten vorhanden. Je nach Grafik ist in den heruntergeladenen Dateien nicht selbsterklärend, dass eine Filterung angewendet wurde und es ist wichtig das Downloadergebnis bei der weiteren Verwendung in den richtigen Kontext zu setzen. Laden Sie sich alternativ die Daten ohne Filterung herunter und filtern Sie zum Beispiel bei Bedarf gesondert in MS Excel.
• Die Rollen der Sachbearbeitenden sehen nur die eigene Zuständigkeit: Je nach Rolle der Nutzenden werden unter Umständen nicht alle Daten auf den Dashboards dargestellt. Sachbearbeitende können nur Daten der eigenen Zuständigkeit sehen. Siehe dazu auch das nächste Kapitel Rechte und Rollen.

Rechte und Rollen

Alle Rollen aus dem DiPlan Cockpit werden gemäß ihrer Berechtigungen mit einer entsprechenden Rolle in Superset versehen. Prinzipiell gibt es zwei relevante Rollen, denen die Nutzenden in Superset zugeordnet werden. Dies passiert automatisch und regelt ob die Nutzenden berechtigt sind Auswertungen selbst anzulegen, freizugeben und zu veröffentlichen oder ob sie ausschließlich die freigegebenen Auswertungen gemäß ihrer Zuständigkeit im DiPlan Cockpit sehen können. Nachfolgend sehen Sie eine Übersicht über die verschiedenen Berechtigungen:

Rolle DiPlan Cockpit	Rolle Superset	Berechtigungen
EfA Cockpit Pro M-A = Mandanten-Administration FP-A = Fachplanung-Administration EfA Cockpit Basis M-A-Basis = Mandanten-Administration-Basis FP-A-Basis = Fachplanung-Administration Basis	Reporting-Administrator	Kann direkt aus dem DiPlan Cockpit zu Superset abspringen und ist dort automatisch eingeloggt (SSO). Kann Datensätze (Superset-spezifische Zwischenschicht zwischen DB-Tabelle und Abfrage) erstellen. Kann Auswertungen/Diagramme in Superset erstellen. Kann Dashboards mit verschiedenen Auswertungen/Diagramme zusammenstellen. Kann Dashboards freigeben für den ganzen Mandanten (z.B. ganz Hamburg). Kann alle Daten im Dashboard eines Mandanten sehen. Kann Abfragen filtern, also z.B. in Hamburg nach Belieben nach Bezirk (Zuständigkeit) z.B. Altona oder Senat. Kann Auswertungen in verschiedenen Formaten herunterladen. Kann andere Reporting-Administratoren für die eigenen Dashboards/Diagramme als Besitzer eintragen, um diese für die Bearbeitung, Freischaltung und Veröffentlichung zu berechtigen.
'EfA Cockpit Pro' FP-VM = Fachplanung-Verfahrensmanagement (ex. Verfahrensmanager) FP-SB = Fachplanung-Sachbearbeitung (ex. Sachbearbeiter intern) EfA Cockpit Basis FP-VM-Basis = Fachplanung-Verfahrensmanagement (ex. Verfahrensmanager) FP-SB-Basis = Fachplanung-Sachbearbeitung (ex. Sachbearbeiter intern)	Sachbearbeiter	Sieht ausschließlich die vorgefilterten Daten entsprechend der eigenen Zuständigkeit (also z.B. Altona). Kann Auswertungen herunterladen, aber nur mit den Daten der eigenen Zuständigkeit. Kann freigegebene Dashboards betrachten. Kann Auswertungen filtern, wenn Filter eingerichtet wurden. Kann Auswertungen in verschiedenen Formaten herunterladen.

Superset als zentrales Tool für Reporting-Administratoren

Übergreifende Informationen zu Superset

Für die Erstellung und Darstellung des Reportings wurde das Open-Source-Tool Apache Superset in das DiPlan Cockpit implementiert. Superset ist eine Reporting- und Monitoring-Technologie, die es ermöglicht komplexe Daten auf Dashboards in leicht verständlichen Visualisierungen darzustellen. Die Erstellung der Dashboards erfolgt dabei direkt in der Superset-Anwendung. Dort wird auch gesteuert, welche Dashboards mit welchen Auswertungen im DiPlan Cockpit veröffentlicht werden sollen.

Absprung aus dem DiPlan Cockpit zu Superset

Sobald eine Rolle für die Erstellung von Auswertungen berechtigt ist (zum Beispiel M-A oder FP-A), findet sich im Reiter Auswertungen automatisch der Button "Auswertungen konfigurieren". Bei Klick öffnet sich ein weiteres Browserfenster mit der Superset-Plattform. Eine gesonderte Anmeldung in Superset ist nicht erforderlich, da die Anmeldung durch das Cockpit erfolgt (auch Single Sign-On (SSO) genannt).

Bitte beachten: Nach 4 Stunden erfolgt aus Sicherheitsgründen ein automatischer Logout aus Superset - unabhängig davon ob Sie gerade in Superset arbeiten oder nicht aktiv waren. Sie erhalten keine Warnung vor dem Logout. Deshalb empfiehlt es sich, Änderungen regelmäßig zu speichern, um zu verhindern, dass ungesicherte Abfragen verloren gehen.

Auswertungen erstellen, veröffentlichen und freigeben

Datenvisualisierungen von Abfragen werden in Superset als "Diagramme" bezeichnet. Sobald mindestens ein Diagramm erstellt ist, kann dieses auf einem Dashboard integriert werden und mit weiteren Filtermöglichkeiten versehen werden. Wie bereits erwähnt, können Sie als Reporting-Administrator selbst nach Belieben Diagramme erstellen. Nachfolgend wird beispielhaft die Erstellung und Freigabe des Dashboards mit dem Diagramm "Verfahrensstand aller Verfahren" beschrieben, um einige der Grundfunktionalitäten in Superset zu verdeutlichen (siehe dazu das Kapitel: "Beispiel-Diagramm erstellen").

Datensätze erstellen

Um ein Diagramm zu erstellen wird zunächst ein Datensatz benötigt. Für einfache Abfragen reicht der Verfahrensdatensatz aus, der bereits standardmäßig enthalten ist. Dieser entspricht der Tabelle "Verfahren" mit den zugehörigen Datenfeldern (Stammdaten).

Für Abfragen auf dem Verfahrensdatensatz können Sie direkt zum Abschnitt "Beispiel-Diagramm erstellen" springen.

Für komplexere Abfragen über mehrere Tabellen hinweg, eigene Metriken oder eigene berechnete Spalten ist die Erstellung eines eigene Datensatzes mithilfe von SQL-Abfragen notwendig. Folgende Informationen sind in gesonderten Tabellen enthalten:

• Gebietseinheiten
• Kontakte
• Nutzer
• Parallelverfahren
• Termine
• Veränderungssperren
• Vertragsarten
• Vorgesehene Nutzungen
• Zurückstellungen

Bitte beachten: Bei der Erstellung von eigenen Datensätzen, muss die Spalte "zustaendigkeit_code" aus der Tabelle "verfahren" immer enthalten sein, da hierüber die Ansicht für Sachbearbeiter standardmäßig gefiltert wird.

Um eigene Datensätze zu erstellen gehen Sie bitte wie folgt vor:

• Klick im Hauptmenü auf den Reiter "SQL" und im zugehörigen Dropdown-Menü auf "SQL Lab".
• Erstellen Sie Ihre SQL-Abfrage und klicken Sie auf den Button "Ausführen", um eine Vorschau auf die Ergebnisse der Abfrage zu erhalten. Ein rotes Kreuzchen links vom SQL-Editor weist auf Fehler im SQL hin.

Typische Anwendungsfälle und die dazugehörigen SQL Abfragen könnten z.B. sein:

• Sie möchten, dass Ihre Abfragen z.B. nach "Gebietseinheiten" und "Vorgesehenen Nutzungen" gefiltert werden können:

SELECT v.*, g.gebietseinheit, vn.vorgesehene_nutzungen    FROM verfahren v LEFT JOIN gebietseinheiten g ON g.verfahren_id = v.id LEFT JOIN vorgesehene_nutzungen vn ON vn.verfahren_id = v.id;

• Sie möchten, dass Ihr Datensatz bestimmte Termine enthält (z.B. Grobabstimmungsdatum, Vorweggenehmigungsreife):

WITH grobabstimmung_termin AS (   SELECT t.id, t.beginn, t.verfahren_id   FROM termin t    WHERE t.name = 'Grobabstimmung' ), vorweggenehmigungsreife_termin AS (   SELECT t.id, t.beginn, t.verfahren_id   FROM termin t    WHERE t.name = 'Vorweggenehmigungsreife' ) SELECT    v.*,   t1.beginn AS grobabstimmung,   t2.beginn AS vorweggenehmigungsreife FROM verfahren v LEFT JOIN grobabstimmung_termin t1 ON t1.verfahren_id = v.id LEFT JOIN vorweggenehmigungsreife_termin t2 ON t2.verfahren_id = v.id;

• Speichern Sie Ihre Abfrage als Datensatz ab, indem Sie auf den Dropdown-Pfeil neben dem Button "Speichern" klicken und dann "Datensatz speichern" auswählen. Es öffnet sich ein Dialogfeld, in dem Sie einen Namen für Ihren Datensatz vergeben können.
  • Hinweis: Wenn Sie statt auf "Datensatz speichern" auf "Speichern" klicken, finden Sie Ihre SQL Abfrage unter dem Reiter "Gespeicherte Abfragen" wieder.

Nach der Erstellung eines Datensatzes können Sie diesen noch weiter bearbeiten und Labels, eigene Metriken oder berechnete Spalten hinzufügen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

• Klick im Hauptmenü auf den Reiter "Datensätze". Hier sind die verfügbaren Datensätze aufgelistet.
• Klicken Sie ganz rechts neben dem Datensatz, den Sie bearbeiten wollen, auf das Stift-Symbol. Es öffnet sich eine Bearbeitungsmaske.
• Reiter "Quelle": Hier kann die zugrundeliegende SQL Abfrage nachträglich angepasst werden. Klicken Sie hierfür auf das Schloss-Symbol.
• Reiter "Metriken": Hier können eigene Metriken angelegt werden.
• Reiter "Spalten": Hier sind alle im Datensatz enthaltenen Spalten aufgeführt. An den Werten in der Tabelle ("Datentyp", "Ist zeitlich" etc.) sollte in der Regel nichts geändert werden, dies wird von Superset automatisch richtig erkannt. Beim Klick auf das "Plus" neben jeder Spalte kann unter "Beschriftung" ein sprechendes Label hinzugefügt werden. Dieses wird später in den Diagrammen angezeigt.
• Reiter "Berechnete Spalten": Hier können dem Datensatz weitere Spalten hinzugefügt werden, die Werte enthalten, die aus anderen Spalten errechnet werden. Verwenden Sie für die Berechnung SQL-Syntax.
• Speichern Sie Ihre Änderungen am Datensatz durch das Klicken auf den "Speichern"-Button. Um die Änderungen zu prüfen, empfiehlt es sich ein Diagramm mit dem Datensatz anzulegen (z.B. eine Tabelle).

Beispiel-Diagramm erstellen

Nachfolgend soll beispielhaft ein Diagramm "Verfahrensstand aller Verfahren" erstellt werden. Dazu gehen Sie wie folgt vor:

1. Klick auf den Menüpunkt "Diagramme": Auf dieser Seite findet sich eine Liste mit allen bereits erstellten Diagrammen. Innerhalb dieser Liste kann auf verschiedene intuitive Weisen navigiert werden. So kann z.B. nach Diagramm-Namen gesucht werden oder nach dem/der Besitzer*in. Außerdem können die einzelnen Spalten unterschiedlich sortiert werden.