Sammlungen verwalten

Überblick

Eine Sammlung ist eine Art "Ordner" für Flächen. Eine Fläche kann sich in mehreren Sammlungen befinden und durchläuft dort einen immer wiederkehrenden Workflow. Am Ende des Workflows steht immer die Historisierung der Flächen auf dem aktuellen Stand, sodass Auswertungen auf diesem Stand jederzeit möglich sind. Dann beginnt der Zyklus von Neuem.

Eine Sammlung muss damit nicht nach jeder Fertigstellung einer Publikation neu erstellt werden.

Flächen zu einer Sammlung hinzufügen

Um eine Fläche einer Sammlung hinzuzufügen, können Sie von einer beliebigen Flächenseite aus von der rechtsbündigen Iconleiste aus das Ordner-Icon auswählen. Anschließend öffnet sich ein Modalfenster, in dem Sie die Fläche allen Sammlungen hinzufügen können, die Sie sehen können.

Auf dem Bild ist das Icon zu sehen, über das Sammlungen für eine Fläche konfiguriert werden können.

Um die Fläche einer Sammlung hinzuzufügen, wählen Sie diese links aus der Liste aus und wählen Sie an. Auf der rechten Seite des Modalfensters öffnet sich ein Menü mit einem Button "Die Fläche dieser Sammlung hinzufügen". Wenn Sie den Button anklicken, wird die Fläche der Sammlung hinzugefügt.

Auf dem Bild ist das Modalfenster der Sammlungskonfiguration einer Fläche zu sehen.

Das Häkchen an der Sammlung zeigt an, dass die aktive Fläche sich bereits in der Sammlung befindet. Sie können nun den Flächenstatus und den Workflowstatus für die Sammlung einstellen.

Auf dem Bild ist das Menü zu sehen, mit dem eine Fläche einer Sammlung hinzugefügt werden kann.

Über "Entfernen" kann die Fläche wieder aus der Sammlung entfernt werden.

Flächenstatus

Der Flächenstatus gibt den Fortschritt einer Fläche auf dem Weg zur Realisierung an. Durch den spezifischen Flächenstatus pro Sammlung können Sie auch abweichende Flächenstatus in verschiedenen Sammlungen eintragen – so können unterschiedliche Einschätzungen einer Fläche im System abgebildet werden (Beispiel: Eine Sammlung bewertet eine Fläche als Entwurfsfläche, eine andere sieht in ihr kein Potenzial und stuft sie als "Entfallen" ein.)

• Neu: Eine Fläche ist erstmalig in einer Sammlung aufgenommen und taucht damit zum ersten Mal in einer Veröffentlichung auf.
• Entwurf: Eine Fläche, in der Potenzial gesehen, die aber aktuell nicht aktiv entwickelt wird, bekommt diesen Status.
• Aktiv: Eine Fläche, die aktuell aktiv entwickelt wird.
• Realisiert: Eine Fläche, deren Bebauung ausreichend weit fortgeschritten ist.
• Entfallen: Eine Fläche, in der kein Potenzial mehr gesehen wird.

Der Flächenstatus kann jederzeit verändert werden. Damit können Sie auch entfallene Flächen jederzeit wieder als Aktivfläche aufnehmen und für Ihre Publikation bearbeiten.

Auf dem Bild ist der Flächenstatus einer Fläche in einer Sammlung mit allen Einstellungsoptionen zu sehen.

Workflowstatus

Der Workflowstatus zeigt den Bearbeitungsstand einer Fläche in einer Sammlung an.

• In Prüfung: Die Fläche befindet sich aktuell im Bearbeitungsprozess.
• Fertig: Die Fläche soll in dieser Form veröffentlicht werden, die Prüfung ist abgeschlossen und die Daten sind aktuell.
• Final: Die Fläche ist realisiert oder entfallen.

Während Sie die Publikation vorbereiten, sind alle Flächen auf dem Workflowstatus "In Prüfung". Wenn die Flächen fertig bearbeitet und bereit für die Veröffentlichung sind, kennzeichnen Sie die als "Fertig". Erst wenn alle Flächen in einer Sammlung im Workflowstatus "Fertig" sind, können Sie die Sammlung abschließen und damit die Historisierung der Daten auf dem aktuellen Stand anstoßen.

Wird eine Sammlung abgeschlossen, wird der Workflowstatus für alle Flächen im Status "Entwurf", "Neu" und "Aktiv" wieder auf "In Prüfung gesetzt". Für Flächen im Status "Realisiert" und "Entfallen" wird er auf "Final" gesetzt. Diese Flächen tauchen nicht mehr in der Sammlungsübersicht auf.

Auf dem Bild ist der Workflowstatus einer Fläche in einer Sammlung mit allen Einstellungsoptionen zu sehen.

Sammlung-Funktionen für die Administration

Auf der Übersichtsseite einer Sammlung hat die Administration der der Sammlung zugeordneten Organisation verschiedene Möglichkeiten.

Die verschiedenen Funktionen an einer Sammlung für die Administration.

Einladungslink kopieren (1)

Hier können Sie den Link zur Sammlung kopieren. Der Link wird automatisch in Ihren Zwischenspeicher gelegt. Alternativ können Sie auch den Link in der Adresszeile des Browsers kopieren. Sie können den Link versenden und z. B. Personen zur Mitarbeit einladen. Dies ändert nichts an der Sichtbarkeit der Sammlung - wenn die Sammlung nicht öffentlich ist, können nur Personen Ihrer Organisation die Sammlung aufrufen.

Sammlung bearbeiten (2)

• Sichtbarkeit einstellen: Im Kopfbereich können Sie die Sichtbarkeit der Sammlungen einstellen. Diese Übersichtsseite und die Beschreibungen im Kopfbereich sind dann nur für Personen innerhalb der Organisation sichtbar. Achtung: Das hat keine Auswirkungen auf die Flächen. Öffentliche Flächen sind weiterhin für alle sichtbar.
• Beschreibung anpassen: Sie können die Beschreibung einer Fläche anpassen. Formatierungen sind aktuell noch nicht möglich. Sie können die Beschreibung einsetzen, um z. B. Informationen zu anstehenden Terminen oder Deadlines mitzuteilen.

Exportansicht konfigurieren (3)

Die Exportansicht enthält die Datenfelder, die Sie redaktionell bearbeiten und für den Export der Flächensteckbriefe verwenden können.

Links sehen Sie alle Datenfelder, die die Flächen haben (sowohl alle Felder von Wohn- als auch Gewerbeflächen). Diese können Sie nun auswählen und Ihrer Exportansicht auf der rechten Seite hinzufügen sowie die Reihenfolge dort anpassen. Die Reihenfolge der Datenfelder auf der rechten Seite entspricht der Reihenfolge der Datenfelder in der Exportansicht. Den Steckbrief können Sie unabhängig davon gestalten.

Folgende Bedienungsmöglichkeiten haben Sie:

• Doppelklick: Mit einem Doppelklick wird ein Datenfelder automatisch auf die jeweils andere Seite verschoben.
• Drag & Drop: Sie können Datenfelder mit der Maus hin- und herschieben. Damit können Sie die Seiten ändern als auch die Reihenfolge anpassen.
• Pfeil-Icons: Mit den Icons können Sie markierte Felder hin- und herschieben oder die Reihenfolge verändern.

Mit Klick auf "Speichern" hinterlegen Sie die Exportansicht bei allen Flächen in Ihrer Sammlung.

In diesem Modalfenster können Sie die Exportansicht für Ihre Sammlung konfigurieren.

Steckbriefe exportieren (4)

Wenn Sie über die Sammlung die Steckbriefe exportieren, erhalten Sie eine ZIP-Datei mit allen Steckbriefen der enthaltenen Flächen in der hinterlegten Vorlage.

Die Vorlage können Sie in dem Dialog hochladen. Perspektivisch werden Vorlagen auch dauerhaft hinterlegt werden können. Sie können außerdem entscheiden, ob die Datenblätter als PDF- oder Word-Datei exportiert werden sollen.

Der Download der ZIP-Datei startet automatisch. Sie wird in dem von Ihnen definierten Download-Ordner abgelegt.

Zusätzliche Informationen finden Sie auf der Seite Export als Steckbrief.

Modalfenster, um Steckbriefe einer Sammlung zu exportieren

csv-Datei exportieren (5)

Sie können die Daten aller Flächen auch als csv-Export herunterladen. In der csv-Datei sind alle Datenfelder enthalten. Zukünftig sollen nur die für die Exportansicht definierten Felder angezeigt werden.

Der Download der csv-Datei startet automatisch. Sie wird in dem von Ihnen definierten Download-Ordner abgelegt.

Je nach Anzahl der Flächen in der Sammlung kann der Export einige Zeit in Anspruch nehmen.

Die csv-Datei können Sie in eine Excel-Datei importieren und nach Ihren Wünschen formatieren. Mehr Informationen finden Sie auf der Seite Export als csv-Datei.

Sammlung abschließen (6)

Wenn alle Flächen der Sammlung den Workflowstatus "Fertig" haben, können Sie die Sammlung abschließen und unter einem definierten Namen historisieren.

Den Workflowstatus können Sie im Prüfmodus per Klick auf den Button "Fertig & Weiter" in der Funktionsleiste am unteren Rand der Seite auf "Fertig" setzen.

Funktionsleiste im Prüfmodus

Um die Sammlung abzuschließen klicken Sie auf den Button "Abschließen" auf der rechten Seite im Kopfbereich der Sammlung. Es öffnet sich nun ein Modalfenster, in dem Sie einen Versionsnamen für die Historisierung vergeben können. Sie können auch festlegen, dass die Version nur von Ihrer Organisation einsehbar sein soll. Den Namen können Sie beliebig hinterlegen. Zukünftig sollen feste Präfixe und Suffixe für eine Sammlung definiert werden, um eine Einheitlichkeit in der Benennung zu gewährleisten.

Modalfenster Sammlung abschließen

Die Flächen werden nun unter dem definierten Namen historisiert. Die Versionen der Flächen können so immer wieder über den Kopfbereich auf der Flächendetailseite einer Fläche aufgerufen und auch durchsucht werden (z. B. Wie viele Flächen mit mehr als 200 WE waren in der Version "WBP Eimsbüttel 2025"?).

Flächenversionen