Verfahrensdokumente verwalten und veröffentlichen - DiPlanCockpit Pro

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An einem Verfahren können Sie beliebig viele Dokumente ablegen. Zum einen dient diese Funktion dazu, Dokumente mit Kolleg*innen zu teilen und den schnellen Zugriff auf relevante Unterlagen zu ermöglichen. Zum anderen ist es aber auch möglich, die Dokumente zu veröffentlichen und Sie damit der Öffentlichkeit über DiPlanPortal zur Verfügung zu stellen. Außerdem kann für jedes Dokument ein Download-Link generiert werden, der separat, beispielsweise per Mail verschickt werden kann. Um ein Dokument am Verfahren hochzuladen, klicken Sie auf den Reiter Dokumente.

Reiter Dokumente

Dort finden Sie im oberen Bereich Filtermöglichkeiten, um bereits hochgeladene Dokumente schneller finden zu können. Es gibt zwei Arten von Dokumenten in DiPlanCockpit PRO. Zunächst sehen Sie die Kategorie Planwerke. Diese werden über den Reiter Planwerke am Verfahren gesteuert. Mehr Informationen zu den Planwerken finden Sie im Kapitel Planwerke validieren und veröffentlichen.

Kategorie Planwerke

Unterhalb des Bereichs für die Planwerke finden Sie mehrere Ordner für die Dokumente. Dabei sind die Ordner nach den einzelnen Phasen aus der Zeitplanung benannt. Zusätzlich gibt es einen Ordner für übergreifende Dokumente. In diesen Ordnern können Sie beispielsweise Word-Dokumente oder PDFs hochladen, Dokumente anhand von Mustervorlagen generieren. Dokumente, die Sie im Rahmen der Aufgaben erstellt haben, finden sich ebenfalls dort.

Dokument generieren

Basierend auf Mustervorlagen, welche von der fachlichen Leitstelle verwaltet werden, können Sie auch Dokumente direkt generieren und in Word bearbeiten. Klicken Sie dabei auf den Button Mustervorlage verwenden:

Mustervorlage verwenden

Es öffnet sich nun eine Dialogbox, in der Sie nach der für Sie passenden Mustervorlage suchen können.

Dialogbox Mustervorlage

Nach dem Sie diese ausgewählt haben, klicken Sie auf Dokument generieren und es öffnet sich nun das Dokument in Microsoft Word. Wenn Sie das Dokument dort speichern, wird es auch automatisch in DiPlanCockpit gespeichert und es besitzt nun den Status generiert. Wenn Sie das Dokument weiter bearbeiten möchten, klicken Sie einfach auf die drei Punkte am Dokument und wählen Sie bearbeiten aus.

Dokument hochladen

Klicken Sie dafür einfach auf den Button Datei hochladen.

Datei hochladen

Es öffnet sich nun eine Maske, in der Sie mit einem Klick auf die Lupe das Dokument auswählen können. In den Dropdowns können Sie den Unterlagentyp, sowie Vormerkungen auswählen. Ein Dokument kann nur mit einem Unterlagentyp, aber mit mehreren Vormerkungen verbunden werden. Klicken Sie nun auf Hinzufügen, um das Hochladen des Dokuments abzuschließen.

Dokument hochladen

Ihr Dokument ist nun hochgeladen und Sie sehen nun Informationen, wie den Dateinamen, den Status, den Unterlagentyp, den Bearbeiter, die Version und den Zeitpunkt der letzten Aktualisierung. Nachdem ein Dokument hochgeladen wurde, sind nur der Status und die Vormerkungen bearbeitbar.

Hochgeladenes Dokument

Nach dem initialen Hochladen des Dokuments hat es immer den Status hochgeladen.

Dokument herunterladen

Möchten Sie die aktuelle Version des Dokuments herunterladen, so klicken Sie auf die drei Punkte neben dem Dateinamen und wählen Sie die Option Herunterladen aus. Das Dokument wird dann direkt heruntergeladen.

Dokument herunterladen

Bitte beachten Sie, dass gemäß Ihren individuellen Browser-Einstellungen weitere Bestätigungen notwendig sein können.

Neue Version des Dokuments hochladen

Haben Sie ein Dokument überarbeitet und möchten die neue Version des Dokuments hochladen, so klicken Sie auf die drei Punkte neben dem Dateinamen und wählen Sie die Option Datei aktualisieren aus. Durch das Aktualisieren des Dokuments wird eine neue Version des Dokuments mit einer neuen Versionsnummer erzeugt.

Status des Dokuments anpassen

Wenn Sie denn Status des Dokuments ändern wollen, so klicken Sie auf den aktuellen Status. Es öffnet sich eine Maske zum Steuern des Status. Ein Dokument im Status hochgeladen kann nur in den Status in Bearbeitung oder final geändert werden. Klicken Sie den gewünschten Status an und Klicken Sie dann auf das x. Der Status aktualisiert sich dann automatisch.

Das Versionsmanagement wird in zukünftigen Versionen weiter ausgebaut.

Dokument veröffentlichen

Hinweis: Mit der Veröffentlichung eines Dokuments wird dieses in externe Systeme, wie DiPlanPortal, übertragen und dort der Öffentlichkeit verfügbar gemacht. Nutzen Sie diese Funktion also mit Bedacht, damit nicht versehentlich Dokumente veröffentlich werden, die nicht für die Öffentlichkeit gedacht sind.

Verfahrensdokumente in Ihrer Bibliothek sind prinzipiell zugriffsbeschränkt. Sie können ein Dokument jedoch explizit unter einer öffentlich erreichbaren URL bereitstellen. Der Status des Dokuments muss final sein. Es wird eine Kopie der Datei in einem öffentlich zugänglichen Bereich angelegt, wobei Word-Dateien automatisch in PDF konvertiert werden. Dies können Sie auf zwei Wegen erreichen:

Für die erste Option klicken Sie auf die drei Punkte neben dem Dateinamen und wählen Sie die Option Dokument veröffentlichen aus.

Für den anderen Weg ändern Sie den Status des Dokuments auf veröffentlicht.

In beiden Fällen erscheint eine Dialogbox, in der Sie bestätigen, dass Sie das Dokument veröffentlichen wollen.

Veröffentlichen: Dialogbox

Sie erhalten nun die URL mit der das Dokument heruntergeladen werden kann.

Veröffentlichen: Downloadlink

Das Dokument wird ggf. über die Verfahrensmetadaten in Drittsystemen recherchierbar.

Dokument zurückziehen

Hinweis: Mit dem Zurückziehen einer Veröffentlichung wird das Dokument aus dem öffentlich zugänglichen Bereich entfernt und ist ggf. nicht mehr über die Verfahrensmetadaten in Drittsystemen, wie dem DiPlanPortal, recherchierbar. Nutzen Sie diese Funktion also mit Bedacht, damit nicht versehentlich Dokumente zurückgezogen werden, die noch für die Öffentlichkeit verfügbar sein sollen.

Soll ein Dokument der Öffentlichkeit nicht mehr zur Verfügung stehen, können Sie es über zwei Wege zurückziehen. Für die erste Option klicken Sie auf die drei Punkte neben dem Dateinamen und wählen Sie die Option Veröffentlichung zurückziehen aus.

Für den anderen Weg ändern Sie den Status des Dokuments auf final.

In beiden Fällen erscheint eine Dialogbox, in der Sie bestätigen, dass Sie das Dokument zurückziehen wollen.

Zurückziehen: Dialogbox

Nach dem Zurückziehen befindet sich das Dokument im Status final.

Dokument löschen

Wollen Sie ein Dokument löschen, so darf es nicht den Status veröffentlicht haben. Ist diese Voraussetzung gegeben, klicken Sie auf die drei Punkte neben dem Dateinamen und wählen Sie die Option Löschen aus.

Das Dokument befindet sich nun im Papierkorb, welchen Sie über den Button neben der Suche aufrufen können.

Button Papierkorb

Sie können Dokumente, welche sich im Papierkorb befinden, entweder endgültig löschen oder wiederherstellen, falls ein Dokument versehentlich gelöscht wurde. Dokumente, welche endgültig gelöscht wurden, können nicht wiederhergestellt werden.

Übersicht Papierkorb

Zusätzlich kann die fachliche Leitstelle Houskeeping Jobs definieren, welche in regelmäßigen Abständen Dokumente im Papierkorb endgültig löscht.