Grundwissen DiPlanCockpit Pro

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Das DiPlanCockpit bietet den Nutzern von Basis und Pro jeweils eine Default-Stellung für die kommunale Bauleitplanung an. Für Pro besteht das Set aus:

• Verfahrenskonfiguration (VK) mit integrierter Aufgabenliste für
• Set an änderbaren/anpassbaren Codelisten passend zur
• Set an festen Codelisten nach dem bundesweit geltenden XöV-Standards XPlanverfahren + XBeteiligung

Die Default-Stellung der VK basiert auf dem Bezirksplan in Hamburg (FHH Cockpit) und deckt die folgende Kombination ab:

1. Verfahrenssteuerung / Verfahrenssteuerungstyp: Beispiel Bebauungsplan
2. Planart: einfacher Bebauungsplan
3. Verfahrensart: Normales Verfahren

Mandanten spezifische Anpassung

NN Länder können diese Default-Stellung auf die eigenen Bedürfnisse anpassen, indem sie für jeden Verfahrenstyp / jede Verfahrensteuerung eine eigene VK-XML erstellen. I.d.R. erfolgt dies durch Abänderung der Default VK. So entsteht eine Ansammlung von VKs.

Erstellung einer mandantenspezifischer Verfahrenskonfiguration

In diesem Abschnitt möchten wir Ihnen einen Überblick darüber geben, wie Sie sich der Konfiguration von Verfahren in ihrem Mandanten im DiPlanCockpit Pro nähern können, bevor Sie sich die weiteren technischen Artikel in diesem Wiki durchlesen.

In der aktuellen Auslieferung Ihres Mandanten auf der Stage-Umgebung ist zu Testzwecken immer eine Standardkonfiguration eingerichtet, die keine Eigenheiten Ihres spezifischen Prozesses beinhaltet. Die Verfahrenskonfiguration „Beispiel Bebauungsplan“ beruht auf Hamburger Verfahrensabläufen und wurde durch generische Elemente abgewandelt, damit Sie einen ersten Einblick in den Verfahrensablauf bekommen. Für die produktive Umgebung, mit der Sie später reale Bebauungsplanverfahren bearbeiten, wird diese Konfiguration nicht ausgeliefert. Hier ist es notwendig, dass Sie eine eigene Verfahrenskonfiguration erstellen, die Ihre Begebenheiten reflektiert. Es ist also möglich, dass Ihre spätere Verfahrenskonfiguration stark von der „Beispiel-Bebauungsplan“ abweicht und Sie diese nicht als Ausgangspunkt für ihre eigene VK nutzen, sondern von 0 auf Starten müssen. Stattdessen kann die "Beispiel-Bebauungsplan" genutzt werden, um sich zu orientieren und Abschnitte herauszukopieren, falls dies sinnvoll erscheint.

• Wir empfehlen, dass Sie sich mit den bereits definierten Schritten aus der „Beispiel-Bebauungsplan“ auf der Stage-Umgebung auseinandersetzen, und dabei überlegen, inwiefern sich Ihr eigener Prozess zur Bearbeitung eines Bebauungsplans (und natürlich weiterer Verfahrenstypen) im Cockpit gestalten lässt.
• Diese zunächst fachliche Herangehensweise kann Ihnen dabei helfen, den eigenen Work-Flow durchzustrukturieren und diesen in die Logik des Cockpits zu übertragen. Stellen Sie sich die Frage: Welche Schritte üben wir innerhalb unserer Fachverfahrens momentan aus und wie lassen sich diese digital abbilden? Dieser Schritt vor der tatsächlichen Einarbeitung in die komplexe Materie der Verfahrenskonfiguration kann hilfreich sein, um vom IST ins SOLL zu kommen. Dabei macht es Sinn, die Begebenheiten Ihres jetzigen Prozesses zu reflektieren.
• Es ist zu beachten, dass die Verfahrenskonfiguration hierarchisch aufgebaut ist.
  • Auf der obersten Ebene befinden sich die Verfahrensschritte (VS)
  • Darunter die Verfahrensteilschritte (VTS)
  • Darunter die Unterverfahrensteilschritte (UVTS)
  • Darunter Aufgaben
  • Darunter konkrete ausführbare Aktionen, (Dokument hochladen, Aufgabe abhaken, Termin eintragen, Fachlichen Ordner erstellen usw.), die ActionItems (AI). Es existiert ein Set an AI, die genutzt werden können.
• Sie können theoretisch beliebig viele VS, VTS und UVTS und Aufgaben anlegen.
• Beispielsweise nutzt Hamburg acht Verfahrensschritte, um ihr gesamtes B-Plan-Verfahren (Normales Verfahren) abzubilden. Diese sind dann wie oben beschrieben in weitere Einzelteile aufgesplittet (22 VTS, 55 UVTS, 211 Aufgaben, 664 ActionItems).
• Finden Sie zunächst übergeordnete Schritte, in die sich das Verfahren unterteilen lässt (VS) und brechen Sie das gesamte Verfahren von dort aus in immer kleinere Einheiten herunter. Eine alternative Vorgehensweise ist, dass Sie sämtliche Aufgaben vorab definieren und von dort schauen, welchen gröberen UVTS, VTS und VS diese zugeordnet werden können.
• Die unterste Ebene der ActionItems lässt sich genau wie die VS, VTS und UVTS, immer individuell zusammensetzen, sodass ihre Mitarbeitenden genau wissen, wann was zu tun ist.
• Bedenken Sie, welche Termine während des Verfahrens wichtig sind und in die Zeitplanung aufgenommen werden sollten (zeitplanungsrelevante sowie (nicht) prognoserelevante Termine). Diese sind ebenfalls in der VK zu pflegen.
• Zudem können Sie im Vorfeld Standarddokumente definieren, die in Ihrem Verfahren enthalten sein sollten. Diese lassen sich in der Verfahrenskonfiguration anhand des Unterlagentyps und mittels Vormerkungen genauer beschreiben werden (Sie können sich überlegen: Gibt es bestimmte Dokumente, die innerhalb eines bestimmten Verfahrensschrittes der Sachbearbeitung zur Verfügung stehen sollten, damit dieses Dokument z.B. bei der Bürgerbeteiligung veröffentlicht werden kann?). Dies betrifft Dokumente, die hochgeladen oder generiert werden sollen. Zu generierende Dokumente basieren wiederum auf Mustervorlagen. Diese Vorlagen gilt es im Vorfeld anzulegen und ebenfalls in der VK zu pflegen und im Reiter „Mustervorlagen“ hochzuladen.
• Ein ebenfalls sehr wichtiger Punkt ist der Aufbau und die Pflege von Codelisten. Der Aufbau der VK muss immer im Zusammenspiel mit Codelisten erfolgen. In Codelisten legen Sie fest, welche Verfahrensschritte es gibt, welche Unterlagentypen zur Auswahl stehen und vieles mehr. Stimmen die Einträge aus den Codelisten nicht mit den Einträgen aus der VK überein, lässt sich die VK nicht hochladen und kann nicht genutzt werden.
• Für verschiedene Verfahrenstypen sind unterschiedliche VK einzurichten. Ein FNP wird anders aufgebaut sein als ein B-Plan. Oder es lassen sich für vereinfachte Verfahren Schritte einsparen, da diese nur im normalen Verfahren relevant sind. Es ist jedes Mal die Einrichtung einer neuen VK notwendig. Sinnvoll ist es von daher, schon bei der Konzeption des normalen Bebauungsplanverfahrens ein „vereinfachtes Verfahren“ mitzudenken und dann bestimmte Verfahrensschritte wegzulassen.
• Um Ihre Prozesse in das Schema der XML zu übertragen, kann ein Zwischenschritt über eine Excel-Tabelle, oder ein Prozessmodellierungstool (z.B. Adonis) erfolgen. Somit müssen Sie nicht mehrere tausend Zeilen XML-Code revisionieren. Innerhalb der Excel können Sie von links nach rechts (links VS als höchste Ebene, rechts ActionItems als kleinste Ebene) die gesamte Struktur nachbauen. Dies bietet mehr Überblick und die Datei kann einfacher mit weiteren Personen geteilt werden (siehe Tabelle mit Dummy-Daten).

Zusammenfassend die groben Schritte:

Schritt 1:

Prozess für den Ablauf eines Bebauungsplanverfahrens grob skizzieren (Entweder von VS bis Aufgabe oder von Aufgaben bis VS). Beachten Sie dabei den hierarchischen Aufbau der VK.

Schritt 2:

Brechen Sie die Schritte herunter. Orientieren Sie sich gerne an der „Beispiel-Bebauungsplan“ aus dem Cockpit. Diese VK ist ein Beispiel und wird nicht zwangsweise Ihrer finalen VK entsprechen.

Schritt 3:

Nutzen Sie ein weiteres Medium (u.a. Excel), um den Prozess feingliedrig zu definieren.

Schritt 4:

Erstellen Sie parallel Codelisten, um Definitionen festzuhalten (z.B. Unterlagentypen oder Verfahrensschritte). Erstellen Sie Mustervorlagen und laden Sie diese hoch. Zur Not reichen Platzhalter, um Codes zu vergeben.

Schritt 5:

Machen Sie sich mit dem Aufbau der VK im XML-Schema vertraut (Wiki-Eintrag) und übertragen Sie Ihren Verfahrensaufbau in die XML. Übertragen Sie die Daten aus den Codelisten in die XML. Listen und VK müssen immer kongruent sein!

Schritt 6:

Laden Sie Ihre VK in das Cockpit hoch und testen sie diese ausführlich (fachliche Abnahme). Die Codelisten müssen bereits hochgeladen sein und anschließend sind die Mustervorlagen hinzuzufügen.

Wichtig:

• Alle Einträge, die auf änderbare Codelisten referenzieren, müssen sich dort auch wiederfinden. D.h. alle relevanten Werte werden in anpassbaren Codelisten additiv ergänzt; der Umfang an Einträgen nimmt zu.
• Bei Änderungen an VK und Codelisten müssen zuerst die änderbaren Codelisten und erst dann die veränderte VK hochgeladen werden.
• Mit dem Anlegen eines Verfahrens werden VK und anpassbare Codelisten persistiert, also mit dem Verfahren abgelegt und eingefroren. Spätere Änderungen an VK und Codelisten wirken sich nicht auf bestehende Verfahren, sondern nur auf neu angelegte Verfahren aus. Weitere praktische Tipps finden sich unter den FAQs, siehe FAQ für M-A im DiPlanCockpit Pro.

Beispiel einer Excel-Tabelle zur Erarbeitung der VK

Darstellung Normales Verfahren Bezirksplan FHH-Cockpit (VK-BEZIRSKPLAN)
Verfahrenstyp	Planart	Verfahrensart	Verfahrensschritt (VS)	Verfahrensteilschritt (VTS)	Unterverfahrensteilschritt (UVTS)	Aktiviert	Aufgaben	Bezeichnung Action Item + Überschrift
Bebauungsplan	Bebauungsplan	Normales Verfahren	Einleitungsphase	Zustimmung zur Einleitung	Grundlagen ermitteln	Ja	Termin abstimmen	ActionItemGenerateFile Sitzungsergebnis bearbeiten
							Fachliche Unterlage Bearbeiten	ActionItemCheckbox: Abgleich durchführen
							Gremienbeteiligung durchführen	ActionItemUploadFile: Dokument XY hochladen
								ActionItemGenerateFile: Dokument bearbeiten
								ActionItemAddDate: geplanter Termin abstimmen
								ActionItemCheckbox: Unterlagen veröffentlichen
							Ergebnis dokumentieren	ActionItemTextarea: Kommentar eintragen
								ActionItemTextarea: Abstimmungsprozess vermerken
								ActionItemUploadFile: Präsentation erstellen und hochladen
							Mittelplanung durchführen	ActionItemDropdown: Sitzungsergebnis eintragen
					Einleitung Gremiumbefassung durchführen	Ja	Termin abstimmen	ActionItem xyz
								ActionItem xyz
							Fachliche Unterlage Bearbeiten	ActionItem xyz
								ActionItem xyz
								ActionItem xyz
								ActionItem xyz
								ActionItem xyz
							Interne Freigabe einholen	ActionItem xyz
								ActionItem xyz
								ActionItem xyz
							Ortsübliche Bekanntmachung durchführen	ActionItem xyz
								ActionItem xyz
								ActionItem xyz
								ActionItem xyz
								ActionItem xyz
							Ergebnis dokumentieren	ActionItem xyz
			Frühzeitige Behördenbeteiligung	Grobabstimmung	Grobabstimmung und Scoping nachbereiten (bei gemeinsamer Durchführung)	Optional	Aufgabe a	ActionItem xyz
								ActionItem xyz
								ActionItem xyz
								ActionItem xyz
							Aufgabe b	ActionItem xyz
								ActionItem xyz
								ActionItem xyz
							Aufgabe c	ActionItem xyz
								ActionItem xyz
							Aufgabe d	ActionItem xyz
								ActionItem xyz
								ActionItem xyz
					Nachgespräch nachbereiten	Optional	Aufgabe e	ActionItem xyz
								ActionItem xyz
								ActionItem xyz
								ActionItem xyz
								ActionItem xyz
				Frühzeitige Beteiligung der TÖB	Weitere betroffene TÖB, Umland und anerkannte Naturschutzverbände beteiligen	Ja	Aufgabe f	ActionItem xyz
								ActionItem xyz
								ActionItem xyz
								ActionItem xyz
								ActionItem xyz
								ActionItem xyz
							Aufgabe f1	ActionItem xyz
								ActionItem xyz
								ActionItem xyz
								ActionItem xyz
								ActionItem xyz
								ActionItem xyz
							Aufgabe f2	ActionItem xyz
							Aufgabe f3	ActionItem xyz
								ActionItem xyz
								ActionItem xyz
								ActionItem xyz
								ActionItem xyz

Hilfestellung

Dataport unterhält einen User Help Desk (UHD) für das DiPlanCockpit und ist unter (+49) 040 / 428 46 2694 erreichbar.

Servicezeiten:

Montag bis Donnerstag 08:30 Uhr - 16:30 Uhr

Freitag 08:30 Uhr - 13:30 Uhr

Die Kontaktdaten der Fachlichen Leitstelle der Nachnutzenden Länder / Mitnutzenden Länder (NN Länder / MiLas) werden individuell definiert.