Dokumentenmanagement

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Dokument-Bibliothek

Im Reiter „Dokumente“, angezeigt in der oberen Anzeigeleiste eines Verfahrens, finden Sie die hinterlegten Dokumente. Hier können Sie alle die Dokumente einsehen und weitere Angaben sowie Zuordnungen der Dokumente vornehmen. Zum Upload neuer Dokumente nutzen Sie idealerweise direkt die Stammdaten-Seite beziehungsweise die zugehörige Aufgabenliste. In der Bibliothek selbst können Sie keine Dokumente hochladen.

• Zur Suche innerhalb der Dokumentenbibliothek stehen diese Filter bereit: Dateiname, Datum, Bearbeiter, Status, Version, Unterlagentyp, Vormerkung.
• Die Dokumente sind hier bereits den entsprechenden Teilschritten des Verfahrens zugeordnet, wenn Sie innerhalb einer Aufgabe hochgeladen wurden.
  • Dokumente, die auf der Stammdatenseite hochgeladen wurden, werden in dem Bereich „Übergreifende Dokumente“ angezeigt.

• Wichtige Informationen zum Dokument werden Ihnen angezeigt (Dateiinformation, Bearbeiter, Status, Durchgang, Version).
  • Klicken auf den angezeigten Titel des gewünschten Dokuments, um dieses einzusehen.

• Rechts können Sie erneut den Status eines Dokuments ändern (In Bearbeitung, Final, Archiviert, Veröffentlicht).
• Über das Fähnchen-Symbol können Sie Dokumente vormerken (Transparenzportal, Feststellungsordner, Umweltordner, etc.).
  • Die Vormerkungen werden über Piktogramme unterhalb des Dokuments angezeigt.
  • Wenn Sie mit der Maus über ein Piktogramm fahren, wird die Vormerkung angezeigt.
  • Verträge, die Sie dem Verfahren über die Stammdatenseite hinzugefügt haben, werden automatisch für das Transparenzportal vorgemerkt und haben daher ein „+“-Symbol als Piktogramm.

Im oberen Bereich der Dokumentenbibliothek sehen Sie mehrere Schaltflächen. Darüber können Sie folgende Aktionen auslösen:

• Über den „Papierkorb“ können Sie Dokumente löschen.
  • Im Papierkorb, den Sie über die Schaltfläche „Papierkorb“ im oberen Bereich der Dokumentenbibliothek aufrufen können, können Sie diese „endgültig löschen“ oder „wiederherstellen“.
  • Hinweis: Nach 30 Tagen werden Dokumente, die im Papierkorb sind, automatisch gelöscht.

• Über die „Vorlagen“-Auswahl können Sie eine neue Dokument-Vorlage auswählen und generieren.
  • Das hier ausgewählte Dokument wird anschließend mit dem zugehörigen Teilschritt verknüpft und vermerkt.

• Bei einem Klick auf „Verfahrensblatt“ wird ein Dokument erstellt, das die zentralen Informationen der Stammdaten-Seite als auch des Verlaufes des Planverfahrens zusammenfasst.
  • Das Verfahrensblatt dient lediglich Ihrer Übersicht und wird nicht der Dokumenten-Bibliothek hinzugefügt.

• Sie können zur Übersicht einen ersten „Bericht erstellen“, den Sie anschließend weitergeben können.
  • Dieses Dokument enthält wichtige Daten und Karten Ihres Planverfahrens.

Dokumente hochladen

Sie können in den Aufgabenlisten diverse Dokumente hochladen und der Dokumenten-Bibliothek hinzufügen.

• Klicken Sie in der Unteraufgabe auf die Schaltfläche „Dokumente auswählen“.
• Wählen Sie im Datei-Explorer die Datei aus, zum Beispiel das Protokoll eines durchgeführten Abstimmungsgesprächs.
• Ordnen Sie dem Dokument einen zur Auswahl stehenden „Unterlagentyp“ zu und bestätigen Sie die Auswahl.
• Damit haben Sie das Dokument der Dokumentenbibliothek hinzugefügt.
• Beim Dokument werden das Upload-Datum und Ihr Name angezeigt.

Unterlagen generieren und gemeinsam bearbeiten

Sie können fachliche Unterlagen mit Hilfe einer automatisch generierten Vorlage erstellen und gemeinsam bearbeiten. In der Anwendung können Sie über das gemeinsame Dokumenten-Management nachvollziehen, welche Person wann welche Änderungen vorgenommen hat.

• Wenn Sie die Schaltfläche „generieren“ anklicken, erhalten Sie eine von der Anwendung bereitgestellte Vorlage.
• In dieser Vorlage sind bereits wichtige Angaben aus dem Verfahren eingesetzt.
• Die Datei können Sie bearbeiten, speichern und anschließend hochladen.
• Auch können Sie die generierte Datei löschen, um über den „Generieren“-Button eine neue Datei zu erstellen und diese hochzuladen.
• Auf das von Ihnen erstellte Dokument kann nun jede Person, die Zugriff auf dieses Verfahren hat, zugreifen.
• Die gemeinsame Dokumentbearbeitung enthält die Nachverfolgung der jeweiligen Versionskennung, des letzten Änderungsdatums und die Angabe der Person, die das Dokument zuletzt bearbeitet hat.

Ändern des Dokumentstatus

Wenn Sie ein Dokument erstellt und gespeichert haben, wird es in der Dokumentenbibliothek zunächst als „in Bearbeitung“ angezeigt. Sie können diesen Dokumentstatus anschließend ändern, zum Beispiel wenn Ihre Bearbeitung abgeschlossen ist.

• Klicken Sie auf „In Bearbeitung“ und wählen Sie den passenden Stauts (In Bearbeitung, Final, Archiviert, Veröffentlicht).
• Ändern Sie den Status auf „Final“, wenn Sie die Bearbeitung abgeschlossen haben.
• Ändern Sie den Status auf „Archiviert“, um das Dokument zu archivieren.
• Beim Status „Veröffentlicht“ kann das Dokument nicht mehr bearbeitet werden.
• An dem in der Übersicht auffindbaren Dokument wird nun der neue Status angezeigt.