Rollen und Rechte DiPlanCockpit Pro

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Einleitung

Diese Dokumentation richtet sich an Nutzer der Rolle Mandanten-Administration für das DiPlanCockpit Pro (Kürzel: M-A). Damit Admins ihre Aufgaben zielgerichtet ausführen können, haben sie eine eigene Ansicht "Fachliche Leitstelle Administration". Der Admin-Bereich unterscheidet sich grundlegend von der Sachbearbeitungsebene, dem Cockpit-Bereich.

Die Aufgaben des M-A sind darauf ausgerichtet, das Fachverfahren für die Sachbearbeitung vorzubereiten/einzurichten und bestimmte Aufgaben im laufenden Betrieb auszuführen wie gestartete Verfahren zu löschen.

1. Systemkontext

Bei DiPlanCockpit Basis und DiPlanCockpit Pro handelt sich um ein Gesamtsystem und nicht um unterschiedliche Entwicklungen. Für Basis und Pro gibt es unterschiedliche Verfahrenskonfigurationen und Aufgabenkonfigurationen. Pro Verfahrenssteuerungstyp (auch Verfahrenssteuerung genannt) können so unterschiedliche Vorgaben und Abläufe definiert werden.

Bei DiPlanCockpit Basis und DiPlanCockpit Pro handelt sich um ein Gesamtsystem und nicht um separate Entwicklungen. Für Basis und Pro gibt es unterschiedliche Verfahrenskonfigurationen (VK), die wiederum pro Verfahrenssteuerungstyp (auch Verfahrenssteuerung genannt) individuelle Vorgaben definieren. In Pro lassen sich komplexe Abläufe abbilden, die der Sachbearbeitung Workflow-Unterstützung liefert.

Das hinterlegte Rollen- und Rechte-Konzept differenziert, was die einzelnen Nutzer (je nach Rolle und Zuständigkeit) sehen und an Funktionen ausführen können (Lese- und Schreibrechte), sodass sie ihre spezifischen Aufgaben ausführen können. Dies wirkt sich auch auf die Rolle M-A aus. Im Folgenden wird dargestellt, welche Funktionen für die Rollen M-A-Basis und M-A zur Verfügung stehen.

Bereich	Beschreibung	Basis	Pro
Fachliche Leitstelle	Reiter Systemparameter	vorhanden	vorhanden
Fachliche Leitstelle	Reiter Konfiguration	vorhanden in geringem Umfang	vorhanden
Fachliche Leitstelle	Reiter Codelisten	vorhanden	vorhanden
Fachliche Leitstelle	Reiter Verfahrensverwaltung	vorhanden	vorhanden
Fachliche Leitstelle	Reiter Planwerksverwaltung	vorhanden	vorhanden
Fachliche Leitstelle	Reiter Transfermessages	vorhanden	vorhanden
Fachliche Leitstelle	Reiter Mustervorlagen	nicht vorhanden	vorhanden
Fachliche Leitstelle	Reiter Rechtszitate	nicht vorhanden	vorhanden
Fachliche Leitstelle	Reiter Protokolle	vorhanden	vorhanden

Die Rolle M-A sieht im DiPlanCockpit Pro zwei Reiter, die in Basis nicht angezeigt werden:

• Der Reiter Mustervorlagen erlaubt das Anlegen, Ändern, Ersetzen und Löschen von Mustervorlagen. Diese basieren auf .dotx-Vorlagen und enthalten feste Texte sowie Platzhalter für Stammdaten, Metadaten oder Rechtszitate. Die Sachbearbeitung kann auf Basis einer Mustervorlage ein so genanntes Verfahrensdokument generieren (Word-Datei). Im Zuge der Initialisierung werden die Platzhalter aufgelöst und bilden den zu der Zeit gültigen Stand ab. Wichtig: Eine nachträgliche Synchronisierung von Platzhaltern findet nicht statt.
• Der Reiter Rechtszitate erlaubt das Anlegen, Bearbeiten und Löschen von Rechtszitaten, die sich als Platzhalter in Mustervorlagen einbinden lassen. Die hinterlegten Texte bilden Rechtsbezüge ab und lassen sich hier zentral aktualisieren.

Die einzelnen Reiter werden im Kapitel sechs mit seinen Unterkapiteln detailliert beschreiben.

2. Administrationsebene

Die Module der DiPlanung umfassen mehrere Administrationsebenen. Die erste Ebene umfasst den Betrieb der Anwendungen und dient als fachliche Leitstelle, wobei die Freie- und Hansestadt Hamburg die maßnahmenverantwortliche Stelle ist (BeLa = Betreibendes Land).

Die zweite Ebene beinhaltet die Administration der dezentralen fachlichen Leitstellen und Mandanten-Administrationen in den nachnutzenden Bundesländern (NN Länder bzw. MiLas = Mitnutzende Länder).

Optional kann eine dritte Ebene eingezogen werden, wenn das nachnutzende Land weitere nachgelagerte Behörden in die Administration der Fachanwendung einbinden möchte.

Die vierte Ebene umfasst die nutzenden Stellen der Anwendung, darunter Sachbearbeitungen in den Behörden und Kommunen, Träger öffentlicher Belange (TöB), Planungsbüros und Bürger:innen.

2.1 2FA

Die obligatorische Verwendung von 2FA (Zwei-Faktor-Authentifizierung) ist für alle drei Administrationsebenen anzustreben.

3. Rollen- und Rechte-Konzept

Das Rollen- und Rechte-Konzept im DiPlanCockpit bildet die Grundlage für rechtssichere Zuständigkeiten und Aufgabenverteilungen innerhalb des Fachverfahrens.

3.1 KeyCloak

Die Rollen und Rechte werden zentral in KeyCloak verwaltet. Keycloak ist ein Open-Source-Softwareprodukt, das Single Sign-On mit Identitäts- und Zugriffsverwaltung (IAM) für moderne Anwendungen und Dienste ermöglicht. Pro Mandant wird ein DiplanCockpit Client in Keycloak zur Verfügung gestellt. Hierüber können die einzelnen Rollen und Rechte gesteuert werden. Dadurch wird gesteuert, welcher User auf welche Funktionen Zugriff hat. Eine Feature genaue Steuerung pro User ist nicht möglich, aber auch konzeptionell nicht gewollt.

Für jeden Mandanten werden Berechtigungen (Rollen/Rechte) und Zuständigkeit (früherer Begriff: Verfahrensverantwortung) über zwei getrennte Gruppen in Keycloak gesteuert.

3.1.1 Gruppe Cockpit Berechtigung

In dieser Gruppe sind die fachlich definierten Rollen aufgeführt. Ein Anwender hat immer mindestens eine Cockpit-Berechtigungsrolle. Es erfolgt eine Differenzierung über die K1 Nutzerrechte:

VERFAHRENSSTEUERUNG_WRITE

VERFAHRENSSTEUERUNG_READ

3.1.2 Gruppe Cockpit-Zuständigkeit

In dieser Gruppe ist die Zuständigkeit pro Mandant hierarchisch aufgeschlüsselt.

Die Rollen und Rechte werden über die Cockpit-Berechtigung und die Cockpit-Zuständigkeit definiert. Ein Anwender hat immer mindestens eine Cockpit-Berechtigungsrolle. Ein Anwender kann für den Mandanten Hamburg keine oder genau eine Zuständigkeit zugewiesen bekommen z.B. Senat oder Altona oder Bergedorf.

Beispiel für mehrfache Gruppenzugehörigkeit: Die Anwendenden in EfA können den Gruppen Verfahrensmanagement (Cockpit-Berechtigung) oder - Sachbearbeitung (Cockpit-Berechtigung) und Altona (Cockpit-Zuständigkeit) zugeordnet sein.

3.1.3 Gruppe Organisation

In diese Gruppe fallen die Planungsbüros (PB). Eine Besonderheit ist, dass Planungsbüros KEINE Zuständigkeit haben.

3.2 Erklärung der Rollen

Im Folgenden werden jede Rolle und die dazugehörigen Rechte in Tabellenform dargestellt.

Die Tabelle zeigt, dass die Rolle M-A klar von den weiteren Rollen abgegrenzt werden kann, da ihr Fokus nicht auf fachlichen Aufgaben beruht. Stattdessen steht die Verwaltung der Rollen und Rechte der Nutzer im Vordergrund.

3.2.1 Erläuterung der Abkürzungen der Rollen

• M-A = Mandanten-Administration - Mandanten spezifische Administration
• FP-A = Fachplanung Administration - Verfahrensmanager/in über alle Verfahren innerhalb des Mandanten
• FP-VM = Fachplanung-Verfahrensmanagement - Verfahrensmanager/in über Verfahren in eigener Verfahrensverantwortung (insb. auch Anlegen) und lesende Rechte in allen Verfahren des Mandanten
• FP-SB = Fachplanung-Sachbearbeitung - Verfahrensmanager/in über Verfahren in eigener Verfahrensverantwortung (insb. auch Anlegen)
• FP-PB-SB = Fachplanung-Planungsbüro-Sachbearbeiter (1. Stufe) mit Schreibrecht in einem ausgewählten Verfahren, für das die Organisation (Planungsbüro) berechtigt wurde. Rolle hat keine Zuständigkeit, d.h. sie kann über Zuständigkeiten an Verfahren mitarbeiten, für die sie berechtigt wurde.
• C-VM = Controlling-Verfahrensmanagement - Alle Verfahren innerhalb des Mandanten lesen, alle Reports erzeugen, nur eigene Verträge, Dokumente, Stellungnahmen lesen
• C-SB = Controlling-Sachbearbeitung - Verfahren, Verträge, Dokumente in eigener Verfahrensverantwortung lesen, eigene Reports erzeugen

3.2.2 Hinweise

1. "Eigene" im Recht bezieht sich immer auf die eigene Zuständigkeit, nicht darauf, ob das Verfahren abonniert ist oder selbst angelegt wurde. "Eigene" bezieht sich auf interne Nutzer (Behördenvertretende).
2. Alle schreibenden Rechte in der K1 erfordern, dass das Verfahren abonniert ist, um Änderungen vornehmen zu können. Mit Klick auf ein Verfahren, wird es automatisch abonniert.
3. Externe Planungsbüros (PB) können in angelegten Verfahren mitarbeiten, haben selbst aber keine Zuständigkeit. Sie erhalten eine eigene Übersichtsseite "Berechtigte Verfahren", auf der 0..n Verfahren aufgelistet sind, für die ein PB berechtigt wurde. Abonnieren ist dafür irrelevant. Es werden in der 1. Stufe die Rollen FP-PB-SB#1 (Pro) + FP-PB-SB_Basis#1 (Basis) umgesetzt.
4. In KeyCloak gibt es für alle PB - unabhängig von der Berechtigungsstufe im DiPlanCockpit - nur eine Rolle / Gruppe / Organisation: FP-PB.

Zugeordnete Rechte pro Rolle		Rollen DiPlanCockpit Pro
	Erläuterung des Rechts	M-A	FP-A	FP-VM	FP-SB	FP-PB-SB	C-VM	C-SB
ADMIN	Zugriff auf den Admin-Bereich (fachliche Leitstelle Administration) sowie den Cockpit-Bereich.	X
VERFAHREN_EINSTELLUNGEN	Zugriff auf den Reiter Einstellungen im Cockpit-Bereich.	X	X
VERFAHREN_READ	Interne SBs: Alle Verfahren eines Mandanten - über Zuständigkeiten hinweg können über die Suche gefunden und gelesen werden. Externe PBs: Leserecht für Verfahren, für die das PB berechtigt wurde. Suchfunktion gibt es für sie nicht. Interne SBs: Ist ein Verfahren nicht abonniert, kann nur die Stammdatenseite gelesen werden.	X	X	X		X	X
VERFAHREN_WRITE	Alle Verfahren eines Mandanten - über Zuständigkeiten hinweg - können schreibend bearbeitet werden. Interne SBs: Verfahren muss abonniert sein. Externe PBs: Schreibrecht für Verfahren, für die das PB berechtigt wurde. Abonnieren gibt es für sie nicht.	X	X			X
VERFAHREN_BERECHTIGUNG_WRITE	Über Zuständigkeiten hinweg: Reiter Stammdaten, Sektion Berechtigung für Planungs- und Ingenieurbüros ist editierbar = Interne SBs können Berechtigung 0..n-fach an externe PBs vergeben und wieder entziehen. Die Berechtigung für PBs gilt pro Verfahren und über Zuständigkeiten hinweg. Nur bereits in KeyCloak eingerichtete, externe Planungsbüros (PB) werden angezeigt.	X	X
VERFAHREN_BERECHTIGUNG_READ	Über Zuständigkeiten hinweg: Reiter Stammdaten, Sektion Berechtigung für Planungs- und Ingenieurbüros ist sichtbar. Nur bereits in KeyCloak eingerichtete, externe Planungsbüros (PB) werden angezeigt.	X	X			X	X
VERFAHREN_ABONNIEREN	Verfahren können abonniert und de-abonniert werden.	X	X	X	X		X	X
EIGENE_VERFAHREN_READ	Verfahren in der eigenen Zuständigkeit können über die Suche gefunden und gelesen werden. Ist ein Verfahren nicht abonniert, kann nur die Stammdatenseite gelesen werden.	X	X	X	X		X	X
EIGENE_VERFAHREN_WRITE	Verfahren in der eigenen Zuständigkeit können schreibend bearbeitet werden. Verfahren muss abonniert sein. Es ist möglich, ein simuliertes Verfahren (endgültig) zu löschen; gestartete Verfahren können nur vom M-A gelöscht werden.	X	X	X	X
EIGENE_VERFAHREN_ BERECHTIGUNG_WRITE	In der jeweiligen Zuständigkeit: Reiter Stammdaten, Sektion Berechtigung für Planungs- und Ingenieurbüros ist editierbar = Interne Nutzer können Berechtigung 0..n-fach an externe PBs vergeben und wieder entziehen. Die Berechtigung für PBs gilt pro Verfahren. Nur bereits in KeyCloak eingerichtete, externe Planungsbüros (PB) werden angezeigt.	X	X	X	X
EIGENE_VERFAHREN_ BERECHTIGUNG_READ	In der jeweiligen Zuständigkeit: Reiter Stammdaten, Sektion Berechtigung für Planungs- und Ingenieurbüros ist sichtbar.	X	X	X	X		X	X
EXTERNES_PLANUNGSBUERO	1. Differenzierung für externes Planungsbüro (PB). PBs sehen nur den Reiter "Berechtigte Verfahren" (andere Art der Übersichtsseite) mit den Verfahren, für die sich berechtigt wurden - über Zuständigkeiten hinweg. Sie können an berechtigen Verfahren mitarbeiten, sehen aber bestimmte Inhalte nicht, wie Verträge, und können bestimmte Funktionen nicht ausführen, wie Berechtigung ändern.					X
VERTRAG_READ	Nur für interne SBs: Verträge von allen Verfahren können gelesen werden. Verfahren muss abonniert sein.	X	X
VERTRAG_WRITE	Nur für interne SBs: Verträge von allen Verfahren können hochgeladen, bearbeitet und gelöscht werden. Verfahren muss abonniert sein.	X	X
EIGENE_VERTRAG_READ	Nur für interne SBs: Verträge von Verfahren in eigener Zuständigkeit können gelesen werden. Verfahren muss abonniert sein.	X	X	X	X		X	X
EIGENE_VERTRAG_WRITE	Nur für interne SBs: Verträge von Verfahren in eigener Zuständigkeit können hochgeladen, bearbeitet und gelöscht werden. Verfahren muss abonniert sein.	X	X	X	X
DOKUMENT_READ	(Verfahrens-) Dokumente von allen Verfahren können gelesen werden. Verfahren muss abonniert sein.	X	X	X		X
DOKUMENT_WRITE	(Verfahrens-) Dokumente von allen Verfahren können hochgeladen, bearbeitet und gelöscht werden; Dokumente können aus Mustervorlagen generiert werden. Verfahren muss abonniert sein. VERFAHREN_WRITE erforderlich.	X	X			X
EIGENE_DOKUMENT_READ	(Verfahrens-) Dokumente von Verfahren in eigener Zuständigkeit können gelesen werden. Verfahren muss abonniert sein.	X	X	X	X		X	X
EIGENE_DOKUMENT_WRITE	(Verfahrens-) Dokumente von Verfahren in eigener Zuständigkeit können hochgeladen, bearbeitet und gelöscht werden; Dokumente können aus Mustervorlagen generiert werden. Verfahren muss abonniert sein. EIGENE_VERFAHREN_WRITE erforderlich.	X	X	X	X
VORLAGE_READ	Mustervorlagen, die dem Verfahrenssteuerungstyp zugeordnet sind, werden im Reiter Dokumente angezeigt und können zum Generieren von (Verfahrens-) Dokumenten genutzt werden. Verfahren muss abonniert sein.	X	X	X	X	X
VORLAGE_WRITE	Mustervorlagen können im Admin-Bereich hinzugefügt, bearbeitet und gelöscht werden. Sie dienen als Basis für (Verfahrens-) Dokumente.	X
STELLUNGNAHME_READ	Stellungnahmen zu allen Verfahren können gelesen werden.	X	X			X
STELLUNGNAHME_WRITE	Stellungnahmen zu allen Verfahren können bearbeitet werden = Umweltrelevanz aktivieren.	X	X			X
EIGENE_STELLUNGNAHME_READ	Stellungnahmen zu Verfahren in eigener Zuständigkeit können gelesen werden.	X	X	X	X		X	X
EIGENE_STELLUNGNAHME_WRITE	Stellungnahmen zu Verfahren in eigener Zuständigkeit können bearbeitet werden = Umweltrelevanz aktivieren.	X	X	X	X
REPORT	Reports/Auswertungen können erstellt werden - über Zuständigkeiten hinweg.	X	X
EIGENE_REPORT	Reports/Auswertungen der eigenen Zuständigkeit können erstellt werden.	X	X	X	X		X	X
VERFAHRENSSTEUERUNG_READ	Weiche zwischen DiPlanCockpit Basis und Pro. Mit diesem Recht sind die DiPlanCockpit Pro Features sichtbar: Aufgabenreiter, Zeitplanung, Verfahrensschrittansicht. Recht zur Steuerung der Cockpit Pro Features. Für Mustervorlagen und Rechtszitate im Admin-Bereich ist das Recht ADMIN erforderlich.	X	X	X	X	X	X	X
VERFAHRENSSTEUERUNG_WRITE	Weiche zwischen DiPlanCockpit Basis und Pro. Mit diesem Recht sind die DiPlanCockpit Pro Features editierbar: Aufgabenreiter, Zeitplanung mit Blacklists/Whitelists nutzbar, Verfahrensschrittansicht, Mustervorlagen, Rechtszitate fließen über Platzhalter in Verfahrensdokumente ein. Recht zur Steuerung der Cockpit Pro Features. Für Mustervorlagen und Rechtszitate, Blacklists/Whitelists hochladen im Admin-Bereich ist das Recht ADMIN erforderlich.	X	X	X	X	X
VERFAHREN_CREATE	Verfahren anlegen. Sonderfall für die Rollen M-A und FP-A: Verfahren können angelegt werden - über Zuständigkeiten hinweg. VERFAHREN_WRITE oder EIGENE_VERFAHREN_WRITE erforderlich.	X	X
VERFAHREN_DELETE	Gestartete Verfahren können endgültig gelöscht werden. VERFAHREN_WRITE erforderlich.	X
EIGENE_VERFAHREN_DELETE_ SIMULIERTES_VERFAHREN	Simulierte Verfahren in der eigenen Zuständigkeit können endgültig gelöscht werden. Verfahren muss abonniert sein. EIGENE_VERFAHREN_WRITE erforderlich.	X	X	X	X
EIGENE_VERFAHREN_CREATE	Verfahren anlegen. Standardfall für Rollen wie FP-SB innerhalb der eigenen Zuständigkeit. Externe Sachbearbeiter wie externe Planungsbüros haben dieses Recht nicht. VERFAHREN_WRITE oder EIGENE_VERFAHREN_WRITE erforderlich.	X	X	X	X
VERFAHREN_PROTOKOLL_READ	Externe Planungsbüros sehen den Reiter Protokolle nicht. Alle anderen Pro Nutzer Rollen sehen ihn über das Recht "VERFAHREN_PROTOKOLLE_READ".	X	X	X			X	X
VERFAHREN_SUCHE	Nur für interne SBs: Verfahren können gesucht und abonniert werden.	X	X	X	X		X	X
EIGENE_PLANWERKE_READ	Planwerke von Verfahren in eigener Zuständigkeit können gelesen und heruntergeladen werden. Verfahren muss abonniert sein.	X	X	X	X		X	X
EIGENE_PLANWERKE_WRITE	Planwerke von Verfahren in eigener Zuständigkeit können hochgeladen, bearbeitet und gelöscht werden. Verfahren muss abonniert sein. EIGENE_VERFAHREN_WRITE erforderlich.	X	X	X	X
PLANWERKE_READ	Planwerke von allen Verfahren können gelesen und heruntergeladen werden. Verfahren muss abonniert sein.	X	X			X
PLANWERKE_WRITE	Planwerke von allen Verfahren können hochgeladen, bearbeitet und gelöscht werden. Verfahren muss abonniert sein. VERFAHREN_WRITE erforderlich.	X	X			X