Export als csv-Datei

csv-Datei herunterladen

Sie können die Daten aller in einer Sammlung enthaltenen Flächen in der Sammlungsübersicht als csv-Datei herunterladen. In der csv-Datei sind alle Datenfelder enthalten.

Der Download der csv-Datei startet automatisch. Sie wird in dem von Ihnen definierten Download-Ordner abgelegt.

Je nach Anzahl der Flächen in der Sammlung kann der Export einige Zeit in Anspruch nehmen.

Die csv-Datei können Sie in eine Excel-Datei importieren und nach Ihren Wünschen formatieren.

Über das Menü im Kopfbereich einer Sammlung kann der Download einer csv-Datei ausgelöst werden.

Bestehende Vorlage verwenden

In der Testphase stellen wir Ihnen eine bereits formatierte Excel-Datei zur Verfügung, die zentrale Daten für die Verfügbarkeitsübersichten in den Wohnungsbauprogrammen beinhaltet. Zusätzlich zu der formatierten Excel-Datei erhalten Sie eine csv-Datei mit dem Namen "potenziale_daten".

Wenn Sie die Daten, die Sie heruntergeladen haben,

csv-Datei erstmalig in eine neue Excel-Vorlage importieren

Wenn Sie die csv-Datei erstmalig in Ihre Excel-Vorlage importieren, müssen Sie einige Einstellungen vornehmen. Dies ist nur einmalig erforderlich, anschließend tauschen Sie die Datenquellen basierend auf den bisherigen Einstellungen aus (siehe Abschnitt "csv-Datei in Excel-aktualisieren").

Sie können die csv-Datei über folgenden Excel-Dialog importieren: Daten / Daten abrufen / Aus Datei / Aus Text/CSV

Über dieses Menü kann die csv-Datei in Excel importiert werden.

In dem Menü, dass sich anschließend öffnet, wählen Sie die heruntergeladene csv-Datei aus. Anschließend öffnet sich ein Importdialog.

Dort definieren Sie als Trennzeichen "Komma" (1) und klicken anschließend auf "Daten transformieren".

Der Importdialog einer csv-Datei

In dem Fenster, das sich dann öffnet, wählen Sie "Datenquelleneinstellungen".

Im Kopfbereich finden Sie die Auswahl "Datenquelleneinstellungen".

In dem sich öffnenden Fenster klicken Sie auf "Quelle ändern".

Datenquelleneinstellungen mit der Option "Quelle ändern"

Anschließend wählen Sie unter "Zeilenumbrüche" die Option "Zeilenumbrüche in Anführungszeichen ignorieren". Nun ist die csv-Datei optimal für die Darstellung in Excel eingestellt.

Quelle ändern mit der Option "Zeilenumbrüche anpassen"

Anschließend klicken Sie links oben in Excel "Schließen & laden". Die csv-Datei wird nun korrekt formatiert als neues Tabellenblatt in Excel dargestellt.

csv-Datei schließen und laden

Datenimport bearbeiten

Bearbeitungshistorie einsetzen

Auf der rechten Seite im Power-Query-Editor sehen Sie eine Abfolge aller Import-Einstellungen, die bisher an der csv-Datei vorgenommen wurden. Hier können Sie auch einzelne Schritte löschen oder zu einem vorherigen Schritt zurückspringen (z. B. zurück auf die Quelle und damit die Originaldaten ohne Anpassungen).

Die Abfrageeinstellungen mit den bisher durchgeführten Anpassungen im Power-Query-Editor.

Bearbeitung speichern

Wenn Sie die Bearbeitung abgeschlossen haben, klicken Sie links oben auf "Schließen & laden". In dem Tab "potenziale_daten" oder dem neu angelegten Tab mit dem Namen der csv-Datei befinden sich nun Ihre

Rückkehr zum Bearbeitungsdialog

Wenn Sie den Bearbeitungsdialog verlassen haben und noch einmal zurückkehren möchten, klicken Sie auf "Daten / Abfragen und Verbindungen". An Ihrem rechten Bildschirmrand taucht die verknüpfte csv-Datei auf. Mit einem Doppelklick öffnen Sie wieder den Bearbeitungsmodus (Power-Query-Editor).

Daten in selbst gestalteter Tabelle verwenden

Wie bisher können Sie Ihre Übersichtstabelle für Ihre Publikation in Excel gestalten. Im folgenden erfahren Sie, wie Sie die Daten aus der importierten csv-Datei einfach in Ihre Excel-Tabelle integrieren können. Sie müssen diesen Import-Automatismus nur einmal anlegen - dann können Sie im Hintergrund die csv-Datei austauschen und die Excel-Tabelle aktualisiert sich automatisch.

Ein Beispiel für eine gestaltete Excel-Tabelle

Legen Sie Ihre Excel-Tabelle wie gewohnt an. Achten Sie darauf, dass Sie ausreichend Zeilen für die in Ihrer Publikation enthaltenen Flächen vorsehen.

Im nächsten Schritt kopieren Sie die importierte csv-Datei komplett in ein anderes Tabellenblatt. Dabei gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Legen Sie zunächst ein neues Tabellenblatt an und geben Sie diesem einen einfachen Namen (z. B. "daten").
2. Gehen Sie auf das Tabellenblatt mit den importierten Daten. Drücken Sie die Tastenkombination Strg + A und Strg + C. Nun haben Sie die Daten in Ihrem Zwischenspeicher.
3. Wechseln Sie auf Ihr neues Tabellenblatt und drücken Sie Strg + V. Nun sollten die Daten aus der csv-Datei auf Ihrem neuen Tabellenblatt eingefügt sein.

In Ihrem neuen Tabellenblatt können Sie die Daten bereits so sortieren, wie sie später in Ihrer Tabelle erscheinen sollen (z. B. nach Stadtteil).

Nun legen Sie Shortcuts in Ihrer gestalteten Excel-Tabelle an, um die Daten von Ihrem neuen Tabellenblatt automatisch zu übernehmen. Gehen Sie dabei folgendermaßen vor:

1. Suchen Sie die für Sie relevante Spalte auf dem Tabellenblatt "daten". Beispielsweise "availabilityAggregate.baupotenzialAktuellesJahr" - in dieser Spalte befinden sich alle Verfügbarkeiten für das aktuelle Jahr. Gucken Sie, welche Spalte diese Information erhält (hier: F).
2. Wechseln Sie auf Ihre Tabelle und geben Sie in die erste Zeile der Zielspalte folgende Formel an: "=daten!F2"
3. Wenn Sie Enter drücken sollte die Formel sich automatisch in die darunterliegenden Zeilen fortsetzen. Sollte das nicht geklappt haben, markieren Sie die Zelle, klicken die untere rechte Ecke an. Es sollte sich ein Kreuzsymbol zeigen. Dann ziehen Sie die Zelle nach unten, bis Sie alle Zeilen ausgewählt haben.
4. Die Daten aus dem Tabellenblatt csv werden nun in Ihre Tabelle übertragen.

Wenn Sie die csv-Datei austauschen und die Daten wieder in das Tabellenblatt "daten" kopieren, werden die Daten in Ihrer gestalteten Tabelle automatisch aktualisiert.

Sie haben nun die Möglichkeit, die Zeilen so zu gestalten, wie Sie es standardmäßig machen - färben Sie zum Beispiel die Stadtteile unterschiedlich ein oder heben Sie neue Flächen hervor.

csv-Datei in Excel-aktualisieren

Im letzten Abschnitt erfahren Sie, wie Sie die csv-datei ohne die aufwändigen Basiseinstellungen aktualisieren können.

Dafür verwenden Sie denselben Dialog wie beim initialen Einladen der Datei unter: Daten / Daten abrufen / Aus Datei / Aus Text/CSV

Sie müssen allerdings keine weiteren Einstellungen mehr vornehmen - die einmalig vorgenommenen Einstellungen sollten übernommen worden sein. Dies können Sie bereits in der Vorschau verifizieren. Sollten die Daten nicht korrekt aussehen, folgen Sie bitte noch einmal der ausführlichen Anleitung.

Sollte alles gut aussehen, klicken Sie nur auf "Laden". Die Daten werden nun als neues Tabellenblatt hinterlegt.

Der Importdialog kann nun schneller beendet werden

Im nächsten Schritt kopieren Sie die importierte csv-Datei komplett in das Tabellenblatt, aus dem Sie die Verweise in Ihrer Tabelle generieren. Dabei gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Gehen Sie auf das Tabellenblatt mit den importierten Daten. Drücken Sie die Tastenkombination Strg + A und Strg + C. Nun haben Sie die Daten in Ihrem Zwischenspeicher.
2. Wechseln Sie auf Ihr Tabellenblatt, aus dem die Verweise generiert werden (z. B. "daten") und drücken Sie Strg + V. Nun sollten die Daten aus der csv-Datei auf Ihrem neuen Tabellenblatt eingefügt sein.
3. Hinweis: Wenn ursprünglich mehr Zeilen in der Tabelle vorhanden waren, werden einige Flächen doppelt dargestellt. Löschen Sie diese manuell heraus oder passen Sie die Zeilenzahl vor dem Einfügen an.

In Ihrem neuen Tabellenblatt können Sie die Daten bereits so sortieren, wie sie später in Ihrer Tabelle erscheinen sollen (z. B. nach Stadtteil).

Die Daten sind nun in Ihrer Vorlage aktualisiert.