Aufgabenverwaltung

Zu jedem Verfahrensteilschritt in der Zeitplanung gibt es Aufgaben, die durchlaufen werden sollen, damit der Verfahrensteilschritt abgeschlossen wird. Um die Aufgaben zu betrachten, klicken Sie am Verfahren auf den Reiter Zeitplanung. Sie befinden sich nun im ersten Verfahrensschritt des ausgewählten Verfahrens. Alternativ können Sie im oberen Zeitstrahl einen spezifischen Verfahrensschritt auswählen, um direkt zu den zugehörigen Aufgaben zu kommen.

Aufbau des Reiters Aufgaben

Die Seite ist nun in zwei Bereiche unterteilt. Auf der linken Seite sehen Sie die Termine des Verfahrensteilschritts. Unter den Terminen befinden sich die Unterverfahrensteilschritte. Je nach Verfahrenskonfiguration sind diese bereits vorhanden oder sie können sich aus einer Liste von Unterverfahrensteilschritten den für Sie relevanten Unterverfahrensteilschritt auswählen.

Im rechten Bereich der Seite sehen Sie die eigentlichen Aufgaben. Welche Aufgaben gerade angezeigt werden, ist abhängig vom aktuell ausgewählten Unterverfahrensteilschritte. Der Aufgabenbereich unterteilt sich in die Bereiche „Offen“, „Erledigt“ und „Alle“. Standardmäßig ist der Bereich „Alle“ ausgewählt, in dem sowohl offene als auch erledigte Aufgaben angezeigt werden.

Aufgaben bearbeiten

Um eine Aufgabe zu bearbeiten, klicken Sie auf diese in der Aufgabenliste. Es öffnen sich nun die einzelnen Unteraufgaben, die es für ein Aufgabe zu erledigen gilt.

Folgende Aufgabentypen können von Ihnen vorgenommen werden:

• Aufgaben zum Abhaken: Sie können für ein To-Do des Unterverfahrensteilschritts eine Checkbox abhaken, um die Aufgabe es erledigt zu markieren
• Aufgaben mit Textfeldern: In Textfeldern können Sie Informationen zur Aufgabe festhalten. Denkbare wäre ein Kommentarfeld beim Dokumentieren des Ergebnisses eines Unterverfahrensteilschrittes oder das Festhalten von relevanten Kontaktpersonen
• Dokument hochladen: Über einen Button können Sie ein Dokument direkt an das Verfahren hochladen
• Dokument generieren: Über einen Button wird ein Word-Dokument aus einer Vorlage generiert, welches beim Speichern direkt am Verfahren gespeichert wird, ohne dass ein Upload des Dokuments notwendig ist. Die Pflege der Vorlage erfolgt über die fachliche Leitstelle.
• E-Mail versenden: Es besteht auch die Möglichkeit, E-Mails mit Dokumenten am Verfahren zu generieren. In einem Dialog können Dokumente für den Anhang ausgewählt werden. Danach wird automatisch eine E-Mail heruntergeladen, die danach nur noch ausformuliert und an die entsprechenden Empfänger verschickt werden muss. Dadurch entfallen das manuelle Suchen, Herunterladen und Anhängen von wichtigen Dateien.
• Termine eintragen:  Über ein Datumsfeld kann ein Termin ausgewählt werden. Dabei kann es sich um einen Termin aus der Zeitplanung handeln. Wenn beim Einstellen des Zeitpunktes sich dieser von dem in der Zeitplanung unterscheidet, so wird automatisch der Dialog ausgespielt, der fragt, ob durch die Änderung am Termin die Zeitplanung neu berechnet werden soll. Je nach Art der Aufgabe kann sich auch der Status des Termins des Verfahrensteilschritt im linken Bereich ändern. Lautetet also eine Aufgabe, einen Termin zu planen, ändert sich der Status dieses Termins nach Erledigung der Aufgabe in „geplant“. Wird in der nächsten Aufgabe dann das Datum für das Stattfinden des Termins festgehalten, so wechselt der Status des Termins in „stattgefunden“. So behalten Sie die Übersicht über alle relevanten Termin und deren Status.

Aufgaben als erledigt markieren

Sie entscheiden aber jederzeit selbst, ob die Termine oder Aufgaben eines Unterverfahrensteilschritts relevant für Ihr Verfahren sind. Sie müssen nicht alle angezeigten Unteraufgaben erledigen. Wenn Sie der Auffassung sind, dass eine von drei erledigten Unteraufgaben genügt, können Sie die Aufgabe als erledigt markieren. Die Unteraufgaben dienen Ihnen als Hilfestellung und Erinnerungsstütze.

Je detaillierter Sie Aufgaben in der Anwendung dokumentieren, desto größer ist das weitere Nutzungspotenzial für Ihre Kolleginnen und Kollegen.

• Als „erledigt“ markieren Sie Aufgaben per Klick auf das links angezeigte Häkchen.
• Eine erfolgreich bearbeitete Aufgabe wird in der Folge mit einem grünen Häkchen angezeigt.
• Sie können die Markierung auch jederzeit über einen erneuten Klick auf das grüne Häkchen wieder entfernen.

Der Bearbeitungsstand lässt sich auch in der linken Ansicht (Unterverfahrensteilschritte) einsehen.

• Offene Unterverfahrensteilschritte, bei denen noch alle Aufgaben unbearbeitet sind, sind mit einem hellgrauen Punkt versehen.
• Begonnene Unterverfahrensteilschritte mit bereits in Teilen erledigten Aufgaben sind mit einem dunkelgrauen Punkt versehen.
• Erledigte Unterverfahrensteilschritte, bei denen alle Aufgaben abgeschlossen wurden, sind mit einem grünen Punkt versehen.

Aufgaben zu einem Unterverfahrensteilschritt hinzufügen

Für die Unterverfahrensteilschritte wird Ihnen eine modellhafte Struktur der Aufgaben und Unteraufgaben vorgeschlagen. Zugleich können Sie auch selbst relevante Termine und Aufgaben sowie Unteraufgaben hinzufügen. Klicken Sie dafür im vorgesehen Unterverfahrensteilschritt auf den Button „Aufgabe hinzufügen“. Über das Plus-Symbol können Sie die Aufgabe an der richtigen Stelle platzieren. Es öffnet sich nun eine Dialogbox, in der Sie, wie in einer Art Baukasten, relevante Felder auswählen können. Die Aufgabe und alle Felder müssen einem entsprechenden Bezeichner versehen werden, bevor die Aufgabe dem Unterverfahrensteilschritt zugeordnet werden kann.

Neuen Durchgang hinzufügen

Bei jeden Verfahrensschritt können beliebig viele Durchgänge angelegt werden. Dies ist dann denkbar, wenn z.B. eine Öffentlichkeitsbeteiligung erneut durchgeführt werden muss, kann es sein, dass einige Aufgaben erneut durchgeführt werden müssen. Klicken Sie dafür einfach auf „Durchgang hinzufügen“ und ein neuer Durchgang für diesen Verfahrensteilschritt wird angelegt. In diesem neuen Durchgang werden nur die Standardaufgaben angelegt.  Aufgaben, welche Sie im 1. Durchgang manuell angelegt hatten, werden nicht übernommen