An einer Abstimmung teilnehmen

Beim eigentlichen Abstimmungstermin wird die Abstimmung auf Grundlage der Änderungsvorschläge und Kommentare in der neuen Anwendung DiPlanPotenziale durchgeführt. Sie haben selbstverständlich auch während der Abstimmung noch die Möglichkeit, neue Informationen zu platzieren – im Idealfall haben Sie aber alle Ihnen bekannten Änderungen und Themen bereits in der Vorbereitung an der Fläche hinterlegt. Dies hilft Ihnen und auch den anderen Teilnehmenden der Abstimmung bei der Vorbereitung.

Flächenreihenfolge festlegen

Der:die Moderator:in führt Sie durch die Abstimmung. Sie melden sich in der Anwendung an und teilen den Bildschirm mit Ihnen.

In der Abstimmung werden die Flächen in der Standardreihenfolge durchlaufen:

• Neue Flächen
• Aktive Flächen
• Entwurfsflächen

Wünschen Sie eine andere Reihenfolge bei der Präsentation, können Sie dies beim Beginn des Termins anmelden. Die Moderation ist in der Lage, die Präsentationsreihenfolge anzupassen.

Abstimmung starten

Die Moderation startet die Abstimmung, indem Sie den Abstimmungsmodus aufruft. Bei jedem Flächensteckbrief prüfen Sie in der Sitzung alle neuen Änderungsvorschläge und Kommentare. Gemeinsam werden die Änderungen an der Fläche entschieden. Die Moderation kann einen Änderungsvorschlag direkt übernehmen oder ablehnen und zu dieser Entscheidung eine Begründung verfassen, die bei dem Änderungsvorschlag hinterlegt wird.

Ist eine Fläche fertig abgestimmt und es sind keine weiteren Änderungen zu erwarten, wird der Status der Fläche auf „Abgestimmt“ gesetzt und der nächste Flächensteckbrief aufgerufen. Sind noch Änderungen im Nachgang der Abstimmung zu erwarten, verbleibt die Fläche auf dem Status „In Abstimmung“. Dadurch ist für alle Teilnehmenden sichtbar, an welchen Flächen es noch offene Punkte gibt.

Auf der Navigationsleiste am unteren Bildschirmrand der Abstimmung ist jederzeit sichtbar, wo Sie sich befinden. Die Zahl auf der linken Seite des Schrägstrichs zeigt an, auf dem wievielten Flächensteckbrief in der Reihenfolge der Abstimmung sich der Prozess gerade befindet. Die rechte Seite des Schrägstrichs zeigt die Gesamtzahl der Flächen in der Abstimmung.

Abstimmung nachbereiten

Ist die Abstimmung abgeschlossen werden für die Flächen, deren Status noch nicht auf „Abgestimmt“ gestellt werden konnte, Informationen nachgeliefert. Wenn Sie noch Informationen nachreichen möchten, können Sie dies beispielsweise machen, indem Sie einen Änderungsvorschlag oder einen Kommentar verfassen.

Wichtig: Zusätzlich sollten Sie Ihre:n Moderator:in über den neuen Beitrag informieren, da die neue Anwendung noch keine Benachrichtigungsfunktion bietet.

Abstimmung abschließen

Wenn der Status bei allen Flächen einer Abstimmung auf „Abgestimmt“ steht, also erst, wenn auch alle Informationen, die während des Abstimmungstermin noch als fehlend identifiziert wurden, nachgereicht wurden, kann die Abstimmung abgeschlossen werden. Ist die gesamte Abstimmung abgeschlossen, können keine Informationen nachgereicht werden. Die Auswertungen für dieses Abstimmungsjahr werden erstellt und parallel legt die Anwendung neue Versionen der Flächensteckbriefe für die Abstimmungen im Folgejahr an.

Alle Änderungen, Änderungsvorschläge und Kommentare aus dem aktuellen Abstimmungsjahr werden archiviert und können bei Bedarf nachgelesen werden. Alle Änderungsvorschläge und Kommentare, die Sie ab diesem Zeitpunkt erstellen, fließen in die Abstimmung des nächsten Jahres ein.