Verfahrensdokumente hochladen und veröffentlichen - Versionsgeschichte

InitAutor am 13. April 2026 um 11:53 Uhr

2026-04-13T11:53:17Z

InitAutor am 20. März 2026 um 12:04 Uhr

2026-03-20T12:04:43Z

InitAutor am 20. März 2026 um 11:47 Uhr

2026-03-20T11:47:46Z

InitAutor am 20. März 2026 um 11:43 Uhr

2026-03-20T11:43:22Z

InitAutor am 10. März 2026 um 13:52 Uhr

2026-03-10T13:52:29Z

InitAutor am 23. Februar 2026 um 07:45 Uhr

2026-02-23T07:45:16Z

InitAutor am 29. Oktober 2025 um 15:39 Uhr

2025-10-29T15:39:27Z

InitAutor am 21. Juli 2025 um 11:38 Uhr

2025-07-21T11:38:16Z

InitAutor am 11. April 2025 um 07:00 Uhr

2025-04-11T07:00:45Z

InitAutor am 8. April 2025 um 14:58 Uhr

2025-04-08T14:58:31Z

← Nächstältere Version		Version vom 13. April 2026, 11:53 Uhr
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	Eine Ausnahme bilden der Vertragsordner. Hier können nur .pdf-Dateien hochgeladen werden.		Eine Ausnahme bilden der Vertragsordner. Hier können nur .pdf-Dateien hochgeladen werden.
		+
		+	Es können nicht mehrere Dokumente mit dem selben Dateinamen und dem selben Dateiformat hochgeladen werden. Wenn zum Beispiel eine Datei namens "Vertrag.pdf" hochgeladen werden soll und schon eine Datei namens "Vertrag.pdf" im Dokumentenbereich vorhanden ist, wird der Upload zunächst abgelehnt:
		+	[[Datei:Abgelehnter Upload.png\|verweis=https://wiki.diplanung.de/Datei:Abgelehnter%20Upload.png\|zentriert\|mini\|500x500px\|Abgelehnter Upload]]
		+	Es bestehen nun drei Optionen:
		+
		+	# '''Überspringen''': Die Datei wird nicht hochgeladen und die vorhandene Datei bleibt bestehen.
		+	# '''Datei umbenennen''': Hier wird der Name der Datei, die hochgeladen werden soll, abgeändert. Die vorhandene Datei bleibt bestehen.
		+	# '''Datei ersetzen''': Die vorhandene Datei wird mit der hochgeladenen Datei ersetzt. Dadurch wird eine neue Version der Datei erzeugt.

	Ihre Dokumente sind nun hochgeladen und Sie sehen nun Informationen, wie den Dateinamen, den Status, den Unterlagentyp, den Bearbeiter, die Version und den Zeitpunkt der letzten Aktualisierung. Nachdem ein Dokument hochgeladen wurde, sind nur der Status und die Vormerkungen bearbeitbar.		Ihre Dokumente sind nun hochgeladen und Sie sehen nun Informationen, wie den Dateinamen, den Status, den Unterlagentyp, den Bearbeiter, die Version und den Zeitpunkt der letzten Aktualisierung. Nachdem ein Dokument hochgeladen wurde, sind nur der Status und die Vormerkungen bearbeitbar.

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 [[Datei:Multi.png|alternativtext=|zentriert|mini|462x462px|Dokumente hochladen]]
 '''Es können nur Dokumente der Dateitypen .docx, .pdf und .odt hochgeladen werden.'''
 Ihre Dokumente sind nun hochgeladen und Sie sehen nun Informationen, wie den Dateinamen, den Status, den Unterlagentyp, den Bearbeiter, die Version und den Zeitpunkt der letzten Aktualisierung. Nachdem ein Dokument hochgeladen wurde, sind nur der Status und die Vormerkungen bearbeitbar.

← Nächstältere Version		Version vom 20. März 2026, 11:47 Uhr
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−	Das Dokument wird ggf. über die Verfahrensmetadaten in Drittsystemen recherchierbar. Voraussetzung für eine Übertragung nach DiPlanPortal ist ein gestartetes Verfahren.	+	Das Dokument wird ggf. über die Verfahrensmetadaten in Drittsystemen recherchierbar. Voraussetzung für eine Übertragung nach DiPlanPortal ist ein gestartetes Verfahren. Die Veröffentlichung und die Nutzung der URL kann aber vor dem Start des Verfahrens erfolgen.

	=== Dokument zurückzuziehen ===		=== Dokument zurückzuziehen ===

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-Der Fokus dieses Kapitels liegt auf der Kategorie Verfahrensdokumente. Dort können Sie beispielsweise Word-Dokumente, Excel-Tabellen oder PDFs hochladen.
+Der Fokus dieses Kapitels liegt auf der Kategorie Verfahrensdokumente.
 [[Datei:Kategorie Verfahrensdokumente.png|zentriert|mini|Kategorie Verfahrensdokumente|alternativtext=|600x600px]]
-Klicken Sie dafür auf den Button '''Datei in Verfahrensdokumente-Ordner hochladen'''. Im ersten Bereich können nun Dokumente per Drag&Drop hochgeladen werden. Es handelt sich hier bei um einen Multiupload. Es können also mehrere Dokumente auf einmal hochgeladen werden. In den Dropdowns können Sie den [[Glossar|Unterlagentyp]], sowie [[Glossar|Vormerkungen]] auswählen. Ein Dokument kann nur mit einem Unterlagentyp, aber mit mehreren Vormerkungen verbunden werden. Klicken Sie nun auf Hinzufügen, um das Hochladen des Dokuments abzuschließen.
+Klicken Sie zum Hochladen dafür auf den Button '''Datei in Verfahrensdokumente-Ordner hochladen'''. Im ersten Bereich können nun Dokumente per Drag&Drop hochgeladen werden. Es handelt sich hier bei um einen Multiupload. Es können also mehrere Dokumente auf einmal hochgeladen werden. In den Dropdowns können Sie den [[Glossar|Unterlagentyp]], sowie [[Glossar|Vormerkungen]] auswählen. Ein Dokument kann nur mit einem Unterlagentyp, aber mit mehreren Vormerkungen verbunden werden. Klicken Sie nun auf Hinzufügen, um das Hochladen des Dokuments abzuschließen.
 [[Datei:Multi.png|alternativtext=|zentriert|mini|462x462px|Dokumente hochladen]]
-Es können nur Dokumente der Dateitypen .docx, .pdf und .odt hochgeladen werden.
+'''Es können nur Dokumente der Dateitypen .docx, .pdf und .odt hochgeladen werden.'''
 Ihre Dokumente sind nun hochgeladen und Sie sehen nun Informationen, wie den Dateinamen, den Status, den Unterlagentyp, den Bearbeiter, die Version und den Zeitpunkt der letzten Aktualisierung. Nachdem ein Dokument hochgeladen wurde, sind nur der Status und die Vormerkungen bearbeitbar.
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-Das Dokument wird ggf. über die Verfahrensmetadaten in Drittsystemen recherchierbar.
+Das Dokument wird ggf. über die Verfahrensmetadaten in Drittsystemen recherchierbar. Voraussetzung für eine Übertragung nach DiPlanPortal ist ein gestartetes Verfahren.
 === Dokument zurückzuziehen ===

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 [[Datei:Kategorie Verfahrensdokumente.png|zentriert|mini|Kategorie Verfahrensdokumente|alternativtext=|600x600px]]
 Klicken Sie dafür auf den Button '''Datei in Verfahrensdokumente-Ordner hochladen'''. Im ersten Bereich können nun Dokumente per Drag&Drop hochgeladen werden. Es handelt sich hier bei um einen Multiupload. Es können also mehrere Dokumente auf einmal hochgeladen werden. In den Dropdowns können Sie den [[Glossar|Unterlagentyp]], sowie [[Glossar|Vormerkungen]] auswählen. Ein Dokument kann nur mit einem Unterlagentyp, aber mit mehreren Vormerkungen verbunden werden. Klicken Sie nun auf Hinzufügen, um das Hochladen des Dokuments abzuschließen.
-[[Datei:Screenshot 2026-02-23 084153.png|alternativtext=|zentriert|mini|458x458px|Dokumente hochladen]]
+[[Datei:Multi.png|alternativtext=|zentriert|mini|462x462px|Dokumente hochladen]]
+Es können nur Dokumente der Dateitypen .docx, .pdf und .odt hochgeladen werden.
 Ihre Dokumente sind nun hochgeladen und Sie sehen nun Informationen, wie den Dateinamen, den Status, den Unterlagentyp, den Bearbeiter, die Version und den Zeitpunkt der letzten Aktualisierung. Nachdem ein Dokument hochgeladen wurde, sind nur der Status und die Vormerkungen bearbeitbar.

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 ----An einem Verfahren können Sie beliebig viele Dokumente ablegen. Zum einen dient diese Funktion dazu, Dokumente mit Kolleg*innen zu teilen und den schnellen Zugriff auf relevante Unterlagen zu ermöglichen. Zum anderen ist es aber auch möglich, die Dokumente zu veröffentlichen und Sie damit der Öffentlichkeit über DiPlanPortal zur Verfügung zu stellen. Außerdem kann für jedes Dokument ein Download-Link generiert werden, der separat, beispielsweise per Mail verschickt werden kann.
-Um ein Dokument am Verfahren hochzuladen, klicken Sie auf den Reiter Dokumente.
+Um Dokumente am Verfahren hochzuladen, klicken Sie auf den Reiter Dokumente.
 [[Datei:Reiter Dokumente.png|zentriert|mini|Reiter Dokumente|alternativtext=|600x600px]]
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 Der Fokus dieses Kapitels liegt auf der Kategorie Verfahrensdokumente. Dort können Sie beispielsweise Word-Dokumente, Excel-Tabellen oder PDFs hochladen.
 [[Datei:Kategorie Verfahrensdokumente.png|zentriert|mini|Kategorie Verfahrensdokumente|alternativtext=|600x600px]]
-Klicken Sie dafür einfach auf den Button '''Datei in Verfahrensdokumente-Ordner hochladen'''. Es öffnet sich nun eine Maske, in der Sie mit einem Klick auf die Lupe das Dokument auswählen können. In den Dropdowns können Sie den [[Glossar|Unterlagentyp]], sowie [[Glossar|Vormerkungen]] auswählen. Ein Dokument kann nur mit einem Unterlagentyp, aber mit mehreren Vormerkungen verbunden werden. Klicken Sie nun auf Hinzufügen, um das Hochladen des Dokuments abzuschließen.
+Klicken Sie dafür auf den Button '''Datei in Verfahrensdokumente-Ordner hochladen'''. Im ersten Bereich können nun Dokumente per Drag&Drop hochgeladen werden. Es handelt sich hier bei um einen Multiupload. Es können also mehrere Dokumente auf einmal hochgeladen werden. In den Dropdowns können Sie den [[Glossar|Unterlagentyp]], sowie [[Glossar|Vormerkungen]] auswählen. Ein Dokument kann nur mit einem Unterlagentyp, aber mit mehreren Vormerkungen verbunden werden. Klicken Sie nun auf Hinzufügen, um das Hochladen des Dokuments abzuschließen.
-[[Datei:Dokument hochladen.png|zentriert|mini|Dokument hochladen|alternativtext=|450x450px]]
+[[Datei:Screenshot 2026-02-23 084153.png|alternativtext=|zentriert|mini|458x458px|Dokumente hochladen]]
-Ihr Dokument ist nun hochgeladen und Sie sehen nun Informationen, wie den Dateinamen, den Status, den Unterlagentyp, den Bearbeiter, die Version und den Zeitpunkt der letzten Aktualisierung. Nachdem ein Dokument hochgeladen wurde, sind nur der Status und die Vormerkungen bearbeitbar.
 [[Datei:Dokument nach dem Hochladen.png|zentriert|mini|Dokument nach dem Hochladen|alternativtext=|600x600px]]

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 '''> Zurück zur Hauptseite [[DiPlanCockpit Basis als EfA-Lösung]]'''
-'''> Schulungsvideo [https://www.youtube.com/watch?v=hFS4asrlM0w&t=1005s Dokumente hochladen, bearbeiten und veröffentlichen]'''
+'''> [https://www.youtube.com/watch?v=nNOL8EVQ8ko&t=1129s Schulungsvideo: Kapitel Verfahrensdokumente]'''
 ----An einem Verfahren können Sie beliebig viele Dokumente ablegen. Zum einen dient diese Funktion dazu, Dokumente mit Kolleg*innen zu teilen und den schnellen Zugriff auf relevante Unterlagen zu ermöglichen. Zum anderen ist es aber auch möglich, die Dokumente zu veröffentlichen und Sie damit der Öffentlichkeit über DiPlanPortal zur Verfügung zu stellen. Außerdem kann für jedes Dokument ein Download-Link generiert werden, der separat, beispielsweise per Mail verschickt werden kann.

← Nächstältere Version		Version vom 21. Juli 2025, 11:38 Uhr
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−	Nach dem initialen Hochladen des Dokuments hat es immer den Status '''hochgeladen'''. Folgenden Möglichkeiten stehen Ihnen nun zur Verfügung:	+	Nach dem initialen Hochladen des Dokuments hat es immer den Status '''hochgeladen'''. Wenn an einem Verfahren mehr als 25 Dokumente zugeordnet sind, so werden die Dokumente auf Seiten aufgeteilt. Mit der entsprechenden Bedienfläche können Sie zwischen den Seiten wechseln. Folgenden Möglichkeiten stehen Ihnen nun zur Verfügung:

	=== Dokument herunterladen ===		=== Dokument herunterladen ===

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 Nach dem initialen Hochladen des Dokuments hat es immer den Status '''hochgeladen'''. Folgenden Möglichkeiten stehen Ihnen nun zur Verfügung:
-=== '''Dokument herunterladen''' ===
+=== Dokument herunterladen ===
 Möchten Sie die aktuelle Version des Dokuments herunterladen, so klicken Sie auf die drei Punkte neben dem Dateinamen und wählen Sie die Option '''Herunterladen''' aus. Das Dokument wird dann direkt heruntergeladen.
 [[Datei:Dokument herunterladen.png|zentriert|mini|Dokument herunterladen|alternativtext=|600x600px]]
   Bitte beachten Sie, dass gemäß Ihren individuellen Browser-Einstellungen weitere Bestätigungen notwendig sein können.
-===  '''Neue Version des Dokuments hochladen''' ===
+=== Neue Version des Dokuments hochladen ===
 Haben Sie ein Dokument überarbeitet und möchten die neue Version des Dokuments hochladen, so klicken Sie auf die drei Punkte neben dem Dateinamen und wählen Sie die Option '''Datei aktualisieren''' aus. Durch das Aktualisieren des Dokuments wird eine neue Version des Dokuments mit einer neuen Versionsnummer erzeugt.
 [[Datei:Dokument aktualisieren.png|zentriert|mini|Dokument aktualisieren|alternativtext=|600x600px]]
-===  '''Status des Dokuments anpassen''' ===
+=== Status des Dokuments anpassen ===
 Wenn Sie denn [[Glossar|Status des Dokuments]] ändern wollen, so klicken Sie auf den aktuellen Status. Es öffnet sich eine Maske zum Steuern des Status. Ein Dokument im Status hochgeladen kann nur in den Status in Bearbeitung oder final geändert werden. Klicken Sie den gewünschten Status an und Klicken Sie dann auf das x. Der Status aktualisiert sich dann automatisch.
 [[Datei:Status ändern.png|zentriert|mini|Status ändern|alternativtext=|450x450px]]
   Das Versionsmanagement wird in zukünftigen Versionen weiter ausgebaut.
-=== '''Dokument veröffentlichen''' ===
+=== Dokument veröffentlichen ===
   '''Hinweis''': Mit der Veröffentlichung eines Dokuments wird dieses in externe Systeme, wie DiPlanPortal, übertragen und dort der Öffentlichkeit verfügbar gemacht. Nutzen Sie diese Funktion also mit Bedacht, damit nicht versehentlich Dokumente veröffentlich werden, die nicht für die Öffentlichkeit gedacht sind.
 Verfahrensdokumente in Ihrer Bibliothek sind prinzipiell zugriffsbeschränkt. Sie können ein Dokument jedoch explizit unter einer öffentlich erreichbaren URL bereitstellen. Der Status des Dokuments muss '''final''' sein. Es wird eine Kopie der Datei in einem öffentlich zugänglichen Bereich angelegt, wobei Word-Dateien automatisch in PDF konvertiert werden. Dies können Sie auf zwei Wegen erreichen:
@@ Zeile 62: / Zeile 62: @@
 Das Dokument wird ggf. über die Verfahrensmetadaten in Drittsystemen recherchierbar.
-=== '''Dokument zurückzuziehen''' ===
+=== Dokument zurückzuziehen ===
   '''Hinweis''': Mit dem Zurückziehen einer Veröffentlichung wird das Dokument aus dem öffentlich zugänglichen Bereich entfernt und ist ggf. nicht mehr über die Verfahrensmetadaten in Drittsystemen, wie dem DiPlanPortal, recherchierbar. Nutzen Sie diese Funktion also mit Bedacht, damit nicht versehentlich Dokumente zurückgezogen werden, die noch für die Öffentlichkeit verfügbar sein sollen.
 Soll ein Dokument der Öffentlichkeit nicht mehr zur Verfügung stehen, können Sie es über zwei Wege zurückziehen. Für die erste Option klicken Sie auf die drei Punkte neben dem Dateinamen und wählen Sie die Option '''Veröffentlichung zurückziehen''' aus.
@@ Zeile 76: / Zeile 76: @@
 Nach dem Zurückziehen befindet sich das Dokument im Status '''final'''.
-=== '''Dokument löschen''' ===
+=== Dokument löschen ===
 Wollen Sie ein Dokument löschen, so darf es '''nicht''' den Status '''veröffentlicht''' haben. Ist diese Voraussetzung gegeben, klicken Sie auf die drei Punkte neben dem Dateinamen und wählen Sie die Option '''Löschen''' aus.
 [[Datei:Dokument löschen.png|zentriert|mini|Dokument löschen|alternativtext=|450x450px]]
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 [[Datei:Übersicht Papierkorb.png|zentriert|mini|Übersicht Papierkorb|alternativtext=|600x600px]]
   Zusätzlich kann die fachliche Leitstelle Houskeeping Jobs definieren, welche in regelmäßigen Abständen Dokumente im Papierkorb endgültig löscht.

← Nächstältere Version		Version vom 8. April 2025, 14:58 Uhr
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	'''> Schulungsvideo [https://www.youtube.com/watch?v=hFS4asrlM0w&t=1005s Dokumente hochladen, bearbeiten und veröffentlichen]'''		'''> Schulungsvideo [https://www.youtube.com/watch?v=hFS4asrlM0w&t=1005s Dokumente hochladen, bearbeiten und veröffentlichen]'''
		+
		+	'''> Schulungsvideo [https://www.youtube.com/watch?v=Pw-0_C43Wn0 Dokumentenversionierung]'''
	----An einem Verfahren können Sie beliebig viele Dokumente ablegen. Zum einen dient diese Funktion dazu, Dokumente mit Kolleg*innen zu teilen und den schnellen Zugriff auf relevante Unterlagen zu ermöglichen. Zum anderen ist es aber auch möglich, die Dokumente zu veröffentlichen und Sie damit der Öffentlichkeit über DiPlanPortal zur Verfügung zu stellen. Außerdem kann für jedes Dokument ein Download-Link generiert werden, der separat, beispielsweise per Mail verschickt werden kann.		----An einem Verfahren können Sie beliebig viele Dokumente ablegen. Zum einen dient diese Funktion dazu, Dokumente mit Kolleg*innen zu teilen und den schnellen Zugriff auf relevante Unterlagen zu ermöglichen. Zum anderen ist es aber auch möglich, die Dokumente zu veröffentlichen und Sie damit der Öffentlichkeit über DiPlanPortal zur Verfügung zu stellen. Außerdem kann für jedes Dokument ein Download-Link generiert werden, der separat, beispielsweise per Mail verschickt werden kann.